Come si fa l’inventario di negozio? 5 regole per evitare gli sbagli

L’inventario del negozio e del magazzino è una delle attività fondamentali alla base di una gestione efficiente e razionale del punto vendita. Il conteggio fisico dei prodotti presenti in un dato momento all’interno dello store e del magazzino – l’inventario, appunto – non è semplicemente una buona pratica che permette di esercitare un monitoraggio puntuale sulle attività di vendita, ma è un’operazione che ha un preciso significato fiscale.  

Il risultato dell’inventario, che quantifica in modo esatto la giacenza fisica dei prodotti presenti, deve essere confrontato con la giacenza teorica registrata nei sistemi informativi dell’azienda. Soltanto a quel punto sarà possibile trarre delle conclusioni accurate e agire di conseguenza per risolvere eventuali criticità. 

Questo ultimo passaggio – che prevede una verifica finale della situazione “analogica” rispetto ai dati raccolti da un software gestionale – è fondamentale per il buon svolgimento dell’inventario.

Inventario di negozio: il punto di partenza per gestire davvero le scorte

L’inventario di un negozio è l’elenco aggiornato di tutti i prodotti presenti nel punto vendita e in magazzino in un determinato momento. In altre parole, permette al commerciante di sapere con precisione quali articoli sono disponibili, in quale quantità e con quale valore. Non si tratta solo di “contare la merce”, ma di avere una fotografia reale delle scorte, utile per gestire meglio acquisti, vendite e riordini.

Differenza tra inventario fisico e inventario gestionale

L’inventario fisico riguarda i prodotti effettivamente presenti in negozio o in magazzino: quelli che vengono contati, verificati e controllati manualmente o con strumenti digitali.

L’inventario gestionale, invece, è quello registrato nel software o nel sistema di cassa: riporta le quantità teoriche disponibili, aggiornate in base a vendite, carichi, resi e movimentazioni. Il punto decisivo è il confronto tra questi due livelli. Se i dati non coincidono, possono emergere errori di registrazione, merce mancante, consegne non allineate o prodotti non correttamente movimentati.

Perché incide su vendite, costi e margini

Un inventario aggiornato aiuta il negozio a lavorare meglio ogni giorno. Permette di evitare rotture di stock, ridurre gli acquisti non necessari e individuare prodotti fermi, poco redditizi o difficili da smaltire. Quando le scorte sono sotto controllo, anche le decisioni commerciali diventano più precise: il negoziante sa cosa riordinare, cosa promuovere e quali articoli stanno contribuendo davvero al margine.

A cosa serve davvero l’inventario nel punto vendita

Tenere sotto controllo giacenze e disponibilità reali

Gestire correttamente l’inventario significa avere una visione aggiornata e precisa di ciò che è realmente disponibile in negozio e in magazzino. Sapere quanti prodotti sono presenti, quali referenze stanno terminando e quali invece risultano ferme da tempo permette di lavorare con maggiore continuità e meno imprevisti.

Quando le informazioni sulle giacenze non sono aggiornate, anche le attività più semplici rischiano di rallentare: dalla vendita al riordino, fino alla gestione del cliente in store. Al contrario, avere dati affidabili consente di mantenere il punto vendita più organizzato, efficiente e pronto a rispondere alla domanda reale.

Ridurre rotture di stock e accumuli di merce

Uno dei problemi più comuni nel retail riguarda l’equilibrio tra prodotti disponibili e quantità realmente necessarie. Scorte troppo basse possono tradursi in vendite perse, clienti insoddisfatti e occasioni mancate. Scorte eccessive, invece, significano capitale immobilizzato, spazio occupato inutilmente e maggiore difficoltà nella gestione del magazzino.

Un inventario aggiornato aiuta a evitare entrambe le situazioni. Monitorare costantemente le movimentazioni consente di capire quali prodotti stanno uscendo più velocemente e quali, invece, rischiano di trasformarsi in invenduto.

Questo permette al negozio di intervenire in anticipo, ottimizzando acquisti, promozioni e riassortimenti senza lavorare “a sensazione” o affidarsi esclusivamente all’esperienza.

Individuare anomalie, errori e differenze inventariali

Quando inventario fisico e dati gestionali non coincidono, significa che qualcosa nel processo non sta funzionando correttamente. Le cause possono essere diverse: errori di registrazione, merce caricata in modo errato, prodotti non scaricati correttamente in vendita oppure differenze dovute a smarrimenti o furti.

Senza un controllo puntuale dell’inventario, queste anomalie rischiano di emergere troppo tardi, generando problemi operativi e perdite economiche difficili da recuperare.

Per questo motivo, verificare regolarmente le giacenze non serve soltanto a “fare ordine”, ma rappresenta un’attività essenziale per mantenere il controllo reale del punto vendita e ridurre il rischio di inefficienze nascoste.

Migliorare ordini e riassortimenti con dati più affidabili

Fare riordini senza avere una situazione aggiornata delle scorte porta spesso a decisioni poco precise: si acquista troppo, troppo presto oppure troppo tardi.

Con un inventario ben gestito, invece, il negozio può pianificare gli approvvigionamenti in modo più equilibrato, basandosi su dati concreti, consumi reali e andamento delle vendite. Questo permette di migliorare la continuità operativa, ridurre gli sprechi e ottimizzare anche il rapporto con i fornitori.

Disporre di strumenti digitali integrati consente inoltre di velocizzare l’intero processo, ricevendo aggiornamenti costanti sulle quantità disponibili e notifiche utili per intervenire prima che un prodotto entri in sotto-scorta.

Come si fa un inventario: guida passo dopo passo 

Sapere come si fa un inventario del negozio è un aspetto fondamentale non solo dal punto di vista gestionale ma anche strategico: il valore dell’inventario, infatti, deve essere accurato e inserito nel bilancio aziendale come voce di costo che, dunque, influisce sul risultato di esercizio. Ecco alcuni consigli utili e pratici per fare al meglio l’inventario del negozio.  

Un esempio pratico 

Per realizzare l’inventario bisogna prima di tutto organizzare i prodotti per categorie e sottocategorie, quindi annotare ciascun fornitore, la cadenza degli ordini, la quantità minima dell’acquisto e il prezzo di ogni referenza. 

In pratica, si seguono 4 fasi: 

• la scelta dello strumento per fare l’inventario, ovvero: 
• cartaceo, per annotare a mano ogni informazione;  
• in Excel, per usare fogli di calcolo che possono essere integrati con sistemi di acquisizione dei dati dei prodotti tramite codice a barre;  
• un software gestionale integrato con il registratore di cassa, che automatizza l’intero processo; 
• la scelta degli articoli che rientrano nell’inventario; 
• valutare e conteggiare la quantità degli articoli presenti in negozio; 
• valorizzare le rimanenze assegnando un costo. 

Il risultato sarà una “tabella” che contiene tutte le informazioni necessarie e quelle aggiuntive ritenute importanti, che si aggiorna più o meno automaticamente in base allo strumento scelto e che potrà restituire informazioni in modo tanto più rapido e preciso quanto lo strumento è stato automatizzato e integrato con il sistema gestionale e il registratore di cassa.   

Quante volte si deve fare l’inventario in un negozio? 

In generale, quando le giacenze sono di entità contenuta, l’inventario in un negozio si fa una volta all’anno, di solito a gennaio, oppure trimestralmente o mensilmente.  

In questi casi, l’operazione implica un’organizzazione del lavoro dedicata, che comprende la verifica e l’allineamento fra l’inventario fisico (ovvero i prodotti effettivamente in magazzino) e quello digitale (le “tabelle” con le registrazioni). Si tratta di un processo più lento che va cadenzato nel tempo, dato che può gravare sulla normale attività di magazzino e rischia di non intercettare le possibili incongruenze fra quanto ordinato e quanto effettivamente consegnato da parte dei fornitori. 

Quando, invece, le giacenze sono numerose o si desidera un maggior controllo, è auspicabile adottare un sistema di inventario permanente, in cui la compilazione dell’inventario digitale va di pari passo con i cambiamenti dell’inventario fisico e, in ogni momento, è possibile avere la situazione aggiornata grazie al software per la gestione dell’inventario. 

Quanto costa fare un inventario di un negozio? 

Ci sono due tipi di costi: il costo stesso di mantenimento del magazzino, che generalmente è pari al 25% del valore delle merci presenti, e il costo legato all’operazione effettiva di inventariazione.  

Se sul primo tipo di costi non si può agire con un’ottimizzazione, sul secondo invece si può intervenire scegliendo gli strumenti che permettono di automatizzare le operazioni, riducendo così le risorse necessarie ad aggiornare l’inventario, in termini di tempo e personale dedicato.  

Grazie a un software per la gestione del magazzino, inoltre, l’inventario è costantemente aggiornato e vengono immediatamente evidenziati i possibili errori (come incongruenze e/o furti di merce) e i rischi associati a scorte scarse o troppo elevate, per cui possono aumentare i costi di mantenimento del magazzino. 

Software per la gestione dell’inventario: perché è indispensabile? 

Attraverso sistemi digitali evoluti per la gestione dell’inventario, è possibile monitorare in tempo reale la quantità degli articoli disponibili, aiutando così a evitare l’esaurimento delle scorte o eccessi di merce invenduta.  

Inoltre, con un inventario ben gestito, è possibile prevedere con maggiore precisione quando e quanto ordinare dai fornitori, assicurando che ci siano sempre prodotti sufficienti per soddisfare la domanda dei clienti senza accumulare scorte che possono diventare obsolete o deteriorarsi.  

Tenere traccia dell’inventario aiuta anche a controllare i costi legati all’acquisto e alla conservazione delle merci, riducendo il rischio di acquisti eccessivi e sprechi, e contribuendo a migliorare la gestione finanziaria del negozio.  

Grazie all’automazione dell’aggiornamento scorte tramite il software integrato nel registratore di cassa telematico, diventa possibile semplificare la gestione, ridurre gli errori e ottimizzare i costi, ad esempio ricevendo una notifica quando un certo articolo è in esaurimento. 

Una corretta gestione dell’inventario, infatti, fornisce dati preziosi sulle vendite, permettendo di analizzare quali prodotti sono più popolari e quali meno, guidando le decisioni su quali articoli mantenere, eliminare o promuovere.  

Vediamo ora le 5 regole per fare l’inventario di negozio senza complicazioni.   

Le 5 regole per fare l’inventario di negozio 

1. Strumenti di ultima generazione per fare l’inventario

La prima operazione da compiere quando si fa l’inventario è effettuare una ricognizione delle giacenze, contandole fisicamente e annotandole per nome prodotto, codice prodotto, prezzo di acquisto e di vendita, quantità, valore inventariale e valore alla vendita.  

Quando si ricorre a un software gestionale ad hoc, diventa invece possibile organizzare, inserire, modificare e spostare articoli o interi piani di reparto, sino a creare e visualizzare statistiche di sintesi o di dettaglio delle vendite e delle giacenze. In questo secondo caso, parliamo di una vera e propria configurazione inedita del negozio che consente, attraverso l’implementazione di una piattaforma avanzata, di assolvere in automatico compiti come: 

• registrare e aggiornare in automatico le anagrafiche, come quelle legate agli prodotti; 
• controllare tutti gli operatori in tempo reale; 
• rivedere, ristampare o inviare via mail tutti i documenti emessi; 
• ottenere notifiche degli articoli sotto-scorta, anche in fase di vendita; 
• verificare la presenza contemporanea di più articoli. 

2. Organizza con anticipo la chiusura del punto vendita

L’attività di inventariazione del magazzino viene effettuata almeno una volta l’anno oppure più volte durante l’anno.

In questi casi, nel giorno dedicato all’inventario di negozio, lo store deve essere necessariamente chiuso al pubblico, almeno nella zona direttamente interessata. Buona norma è avvisare con anticipo della chiusura, sia i fornitori con comunicazioni ufficiali sia i clienti, per esempio attraverso i canali social dell’azienda. 

3. Riorganizza gli spazi con il supporto del digitale

Prima di portare a termine l’inventario di negozio, è buona norma suddividere il punto vendita in zone, ognuna delle quali viene assegnata a un team coordinato da un responsabile. Se ciò è ideale per le superfici di grandi dimensioni, i piccoli esercenti possono muoversi diversamente nel caso di metrature ridotte. 

All’interno di spazi ristretti – spesso caotici – si rivela decisivo disporre di strumenti digitali utili a rendere più snelli, ordinati ed efficienti i processi di inventario. Semplificare e automatizzare le attività di conteggio degli articoli, visualizzare le quantità esatte delle scorte presenti nel magazzino o nel punto vendita direttamente sulla schermata di vendita e in modo dinamico, ricevere una notifica se un determinato articolo sta per essere esaurito: si tratta di funzionalità essenziali, che consentono un notevole risparmio di tempo e costituiscono un ottimo punto di partenza anche per la digitalizzazione del negozio.  

4. Potenzia l’autonomia 

Le figure che svolgono le attività di inventario di negozio in contesti strutturati – come negozi molto grandi o di catena – devono essere debitamente formate, sia sulla metodologia adottata sia, soprattutto, sulle soluzioni digitali da utilizzare. In questo modo, si assiste a un incremento di efficienza e alla riduzione del rischio di errori manuali. 

Per i piccoli esercenti, è fondamentale ricorrere a un applicativo in cassa che può essere utilizzato con ottimi risultati anche senza alcuna competenza digitale avanzata. MoitoIOT, l’applicativo cloud-based targato DTR Italy, non richiede nessuna formazione specifica per poter essere impiegato al massimo delle sue potenzialità e, in questo senso, rappresenta uno strumento agile e potente ideale specialmente per realtà di piccole e medie dimensioni, che necessitano di modalità di gestione più snelle e veloci. 

5. Crea un report dell’inventario appena concluso

Una volta finite le operazioni di conteggio e valutazione, il commerciante deve elaborare un report che contenga le seguenti informazioni: 

• la percentuale di variazione per valore e unità tra il conteggio iniziale e l’inventario finale; 
• le discrepanze più gravi e una ipotesi sulle loro cause; 
• le azioni da intraprendere per ovviare ai problemi riscontrati. 

Questi tre elementi sono fondamentali per scegliere le misure e gli strumenti migliori per rendere più efficace la gestione delle scorte di prodotto. 

Quali errori evitare durante l’inventario di un negozio? 

Oltre a seguire i consigli, è bene considerare anche i più comuni errori da evitare quando si fa l’inventario del negozio. 

In primo luogo, va individuato il periodo migliore per l’inventario, in cui il personale può dedicarsi con attenzione all’operazione. Vanno poi organizzati bene anche gli spazi, in modo da evitare che spostamenti non definiti o spazi troppo stretti possano generare confusione nelle operazioni di conteggio e verifica dell’inventario fisico. 

Inoltre, un errore comune è l’inserimento dei dati necessari all’inventario solo occasionalmente, rischiando così errori o imprecisioni. Al contrario, un aggiornamento quotidiano delle informazioni permette una migliore gestione, un carico di lavoro meno oneroso per il personale e una situazione costantemente aggiornata. 

Perché scegliere MoitoIOT per il tuo negozio 

Alla luce di quanto indicato, MoitoIOT si rivela efficace per approdare con facilità a una prima gestione informatizzata del negozio– un applicativo da cui ottenere il massimo supporto in tutte le attività specificate sinora. 

MoitoIOT è un software gestionale che snellisce e potenzia allo stesso tempo la gestione dei processi di vendita, rendendoli più fluidi e integrandoli perfettamente nell’operatività ordinaria, con la garanzia di una corretta analisi e gestione di inventario e magazzino. Ma non solo: i risultati derivanti dall’attività di inventario vengono inseriti nel flusso di informazioni, immediatamente disponibili al titolare e agli addetti alla vendita.  

Al di là del contributo decisivo per rendere più efficienti le operazioni di inventario, MoitoIOT è parte essenziale dell’ecosistema abilitato dalla piattaforma DTR Service, in grado di rivoluzionare i paradigmi del commercio al dettaglio all’insegna dell’innovazione. A tutto vantaggio dell’esercizio commerciale.