Invio corrispettivi telematici: 4 dubbi frequenti e come risolverli

A partire dal 2019, scontrini e ricevute fiscali sono stati progressivamente sostituiti dal documento commerciale che viene rilasciato al consumatore come prova d’acquisto o garanzia e dall’invio dei corrispettivi telematici all’Agenzia delle Entrate per rispettare gli adempimenti fiscali.

Introdotta con l’obiettivo di ridurre l’evasione fiscale, la misura riguarda esercenti come ristoratori, albergatori, artigiani e professionisti, mentre sono esentati coloro che già in precedenza non avevano obbligo di rilasciare la ricevuta come taxisti o edicolanti.

In questo contesto, la tecnologia diventa un alleato chiave per il commerciante che può non solo migliorare la gestione della cassa, trasformando gli obblighi in opportunità di sviluppo della propria attività, ma anche evitare anomalie che inficiano l’operatività, come gli errori dei registratori di cassa.

Cos’è il documento commerciale

Con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica e dell’invio telematico dei corrispettivi, il documento commerciale è a tutti gli effetti il surrogato delle ricevute fiscali cartacee e di quanto prima veniva indicato sotto il nome di “scontrino fiscale”.

Il documento commerciale può essere emesso esclusivamente tramite strumenti tecnologici che garantiscono l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, inclusi quelli che consentono pagamenti con carta di debito e credito (art. 2, comma 3, D.lgs. n. 127 del 2015).

Il suo formato può essere di due tipi:

su un supporto cartaceo idoneo, di dimensioni tali da assicurare la leggibilità, gestione e conservazione nel tempo;

in forma elettronica previo accordo con il destinatario, garantendone l’autenticità e l’integrità.

Per evitare errori, il documento commerciale deve poi contenere le seguenti informazioni:

data e ora di emissione;

numerazione progressiva;

dati dell’esercente quali nome della ditta, ragione sociale, indirizzo, partita IVA;

descrizione di beni o servizi oggetto dell’acquisto;

ammontare del corrispettivo complessivo e di quanto pagato.

Il documento commerciale deve essere emesso al momento del completamento della prestazione di un certo servizio o al momento della consegna dei prodotti venduti. Inoltre, è necessario indicare chiaramente nel documento:

il corrispettivo pagato in contanti;

il corrispettivo pagato tramite strumenti elettronici (come carte di credito, carte di debito e carte prepagate);

il corrispettivo non ancora pagato.

L’esercente è infine tenuto a rispettare l’obbligo della memorizzazione e della trasmissione dei corrispettivi telematici giornalieri all’Agenzia delle Entrate utilizzando gli strumenti corretti.

Invio corrispettivi telematici: i 4 dubbi più frequenti

L’introduzione dell’obbligo di invio dei corrispettivi telematici all’Agenzia delle Entrate ha portato con sé una serie di interrogativi per molti negozianti.

Sebbene la digitalizzazione delle procedure fiscali miri a semplificare e rendere più trasparenti le operazioni commerciali, non è raro che i dettagli tecnici e normativi generino dei dubbi: vediamo i 5 quesiti più frequenti.

1. Come comunicare i corrispettivi telematici non inviati?

Può capitare che ci siano dei problemi di connessione Internet con il registratore di cassa. Per questo, quando si parla di mancato invio dei corrispettivi telematici, bisogna trasferire i dati necessari su un dispositivo di memoria esterna (come una chiavetta USB) per poi inviare i corrispettivi entro 12 giorni collegandosi via web al portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Nel caso di malfunzionamento del registratore di cassa, tuttavia, è necessario richiedere tempestivamente l’intervento di un tecnico abilitato. L’invio telematico dei corrispettivi avverrà dopo la soluzione del problema ma, nel frattempo, occorre inserire lo stato di “Fuori Servizio” che viene comunicato anche all’Agenzia Delle Entrate e utilizzare il “registro di mancato funzionamento del RT”.

2. Come correggere l’invio dei corrispettivi telematici?

L’esercente può correggere i dati trasmessi collegandosi al portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. Nell’apposita sezione “Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi” vengono elencate le trasmissioni effettuate: una volta trovata quella che contiene errori, si appone il flag “trasmissione anomala” e si indica la motivazione specificando quale sia stato l’errore.

Se l’errore dipende da un problema tecnico del registratore di cassa, è necessario contattare il tecnico abilitato per le verifiche del caso e gli opportuni aggiustamenti. Ideale, in questo caso, far leva su un servizio di assistenza da remoto se previsto dal contratto.

3. Come inviare manualmente i corrispettivi telematici all’Agenzia delle Entrate?

Nel caso in cui la trasmissione dei corrispettivi non vada a buon fine, l’esercente può inserirli manualmente direttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate: si tratta di una procedura necessaria quando, ad esempio, il registratore telematico non riesce a trasmettere i dati tramite il Sistema di Interscambio.

Nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi, l’esercente può trovare la funzione “Procedure di emergenza corrispettivi” che consente di caricare manualmente i corrispettivi giornalieri: occorre portare a termine questa operazione quando l’RT è impossibilitato a emettere documenti commerciali o quando il file XML dei corrispettivi evidenzia delle anomalie nella parte di firma elettronica.

4. Cosa succede se non invio i corrispettivi telematici?

Il mancato rispetto dell’obbligo di invio telematico dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate comporta delle sanzioni significative.

Allo stato attuale, secondo le fonti consultate al momento della redazione di questo articolo, si prevede una sanzione pari al 90% dell’imposta dovuta in caso di mancata o non corretta memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi, inclusi i casi di malfunzionamento dei registratori di cassa.

Inoltre, può essere applicata una sanzione accessoria che prevede la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività, oppure la sospensione dell’attività stessa per un periodo che varia da tre giorni a un mese. Qualora l’importo complessivo dei corrispettivi contestati superi i 50mila euro, la sospensione può essere estesa da uno a sei mesi.

Con il D. lgs. di riforma del sistema sanzionatorio tributario, approvato in Consiglio dei Ministri il 24 maggio 2024, si prevedono però delle modifiche in materia di errori o omissioni legati ai corrispettivi telematici: la sanzione per l’invio omesso verrà ridotta dal 90% al 70% dell’imposta relativa all’importo irregolare; simili riduzioni si applicano anche in caso di mancata emissione di scontrini, ricevute o documento di trasporto, nonché per l’emissione di tali documenti con importi inferiori a quelli effettivi.