Errori registratori di cassa: elenco e soluzioni per negozianti

Considerato un’evoluzione importante nell’universo delle transazioni commerciali, l’obbligo di emissione dello scontrino elettronico è in vigore da più di quattro anni (1/1/2020) e ha determinato un significativo processo di adeguamento tecnologico in tutto l’ambito del commercio.

La normativa ha infatti reso obbligatorio il passaggio dal tradizionale registratore di cassa al registratore telematico, dispositivo avanzato e versatile che non solo registra le transazioni e le rende inalterabili, ma le trasmette regolarmente all’Agenzia delle Entrate, garantendo così una maggiore trasparenza e un controllo fiscale più preciso e puntuale.

L’origine degli errori dei registratori di cassa

Purtroppo, non tutto fila liscio. La trasformazione digitale mira a semplificare i processi e migliorarne l’efficienza, ma comporta anche potenziali criticità legate alla maggiore dipendenza da dispositivi tecnologici e reti informatiche. L’attualità ci porta inevitabilmente a pensare a temi di protezione delle informazioni contro attacchi (cyber) interni ed esterni, ma in realtà ci sono almeno tre tipologie di inconvenienti (veri e propri errori dei registratori di cassa) ben più frequenti:

Malfunzionamenti del registratore, un problema presente anche prima dell’obbligo dello scontrino elettronico.
Possibili anomalie di trasmissione dei dati, quindi afferenti all’universo della comunicazione dati e delle reti.
Problemi di conformità della documentazione trasmessa all’Agenzia delle Entrate, che di fatto è l’ambito nel quale si concentrano le maggiori criticità. Tutto ciò deriva dalla rigida regolamentazione del processo che, per intenderci, è molto simile a quello della fatturazione elettronica (obbligatoria dal 2019 nel B2B) e la cui rigidità si rivela necessaria dato il fine ultimo di contrasto all’evasione fiscale.

Anomalie come dati incongruenti, date errate, informazioni mancanti o formati non conformi ai dettami dell’Agenzia delle Entrate determinano gli errori dei registratori di cassa, ovvero messaggi di errore in sede di trasmissione che bloccano l’operazione e obbligano l’utente a correre ai ripari per non compromettere la conformità normativa dell’attività. Sebbene ci siano soluzioni per correggere qualsiasi inconveniente, le potenziali criticità sono molteplici e i dettami dell’Agenzia delle Entrate cambiano nel tempo, rendendo ancora più complesso il rispetto delle norme.

Primo inconveniente: il guasto, e come gestirlo

Ogni registratore di cassa è suscettibile a guasti tecnici che possono interessare tutti i suoi componenti. Ogni macchina ha i propri codici di errore, specifici della marca e del modello, che indicano la tipologia di guasto e la gravità, avvertendo l’utente ed eventualmente l’assistenza. Sistemi di monitoraggio da remoto, posti in essere dal produttore e/o distributore, consentono di intervenire con tempestività in loco oppure a distanza a seconda dell’inconveniente, con l’ulteriore possibilità di un intervento proattivo.

Talvolta, il problema impedisce alla macchina di emettere scontrini. Come fare per rimanere compliant con la normativa in essere? La soluzione consiste nel predisporre un registro di emergenza, in formato cartaceo o elettronico, in cui vengono annotate tutte le operazioni giornaliere. Quando il registratore riprende a funzionare correttamente, le informazioni vanno trasmesse alla piattaforma centralizzata. È comunque fondamentale che l’utente segnali lo stato di malfunzionamento del registratore attraverso il portale Fatture e Corrispettivi, altrimenti è possibile l’irrogazione di sanzioni.

La compliance e gli errori dei registratori di cassa

Abbiamo già anticipato che i più comuni errori dei registratori di cassa emergono durante la trasmissione telematica dei corrispettivi, operazione che viene effettuata a ogni chiusura. Qui, a causa di molteplici inconvenienti, errori, dati mancanti o incongruenze, il flusso di dati (che, concretamente, è un tracciato XML) potrebbe essere rifiutato dalla piattaforma centrale, per cui il commerciante riceve un messaggio di errore in fase di chiusura. A differenza del caso precedente, questo codice di errore è standard per tutti i registratori telematici poiché non riguarda la macchina bensì il processo.

Esistono decine di errori dei registratori di cassa. Consultando il documento più recente dell’Agenzia delle Entrate, e anche limitando l’osservazione all’ambito del registratore telematico, i codici di errore sono effettivamente molteplici e vanno dal classico XML non conforme al tracciato (che peraltro evolve, come sottolineato poc’anzi) al dispositivo non attivato, modelli non validi, formati di matricola non corretti, date non coerenti in certi campi come DataOraRilevazione. Con riferimento al registratore telematico, i codici errore più importanti e tristemente noti agli utenti sono i seguenti.

00000 – XML non conforme al tracciato
00200 – Dispositivo non attivato
00202 – Date non coerenti sull’elemento PeriodoInattivo
00203 – Data nel futuro sull’elemento DataOraRilevazione
00204 – Data nel futuro sull’elemento InterventoTecnico/DataOra
00208 – Dati intervento tecnico non congruenti
00209 – Dati segnalazioni non congruenti
99999 – XML con firma non integra

In ognuno di questi casi, occorre contattare il servizio di assistenza poiché, esattamente come nelle ipotesi di guasto, anche qui occorre trovare un’alternativa per preservare la propria conformità al dettato normativo nonostante la criticità in essere. Nella maggior parte dei casi, vale la regola di cui sopra, ovvero occorre una tempestiva segnalazione di dispositivo fuori servizio, mentre per alcune casistiche (come per gli errori 00203 e 00204) è possibile utilizzare una procedura d’emergenza prevista nel portale Fatture e Corrispettivi per recuperare la trasmissione e correggere direttamente gli errori, così da ottenere immediatamente il via libera.

È comunque preferibile ricorrere al proprio rivenditore non solo per risolvere il problema in tempi brevi, ma per abbattere il rischio di non compliance di eventuali operazioni fai-da-te.