Come semplificare la revisione del registratore di cassa

La revisione del registratore di cassa è una verifica periodica del dispositivo che va effettuata obbligatoriamente ogni 2 anni da tecnici abilitati a tale operazione. È dunque un fenomeno fisiologico e necessario, che tutti i possessori di un registratore telematico devono contemplare.  

Revisione registratore di cassa e compliance normativa 

L’obbligatorietà della revisione del registratore di cassa deriva dalla necessità di certificare la compliance della macchina alla normativa in essere, per assicurarsi che non abbia subito manomissioni e che sia aggiornata rispetto a un dettato normativo fisiologicamente dinamico.

La revisione del registratore di cassa viene annotata in un libretto di dotazione online che ha sostituito l’analogo documento cartaceo utilizzato prima che venisse sancito l’obbligo del registratore telematico (RT). All’interno del libretto sono presenti le informazioni circa il modello del dispositivo, gli aggiornamenti tecnici effettuati e i cambi di stato. Naturalmente, la mancata revisione del registratore di cassa comporta l’erogazione di sanzioni. 

Revisione registratore di cassa: una criticità da risolvere? 

La revisione del registratore di cassa non è di per sé un “problema” da risolvere, bensì un adempimento che può essere trasparente, rapido e indolore per il rivenditore, qualora la macchina venga aggiornata costantemente alle ultime revisioni firmware rilasciate dal produttore.

Il “problema” emerge dunque quando questi aggiornamenti firmware non vengono effettuati, e questo può dipendere sia dalla scarsa consapevolezza delle scadenze imposte che dall’assenza di competenze per portare a termine questo processo. 

L’esito positivo della revisione del registratore di cassa dipende dalla sua conformità con il dettato normativo in essere al momento della revisione stessa. Può apparire banale, ma – ponendoci nell’ottica del rivenditore – la selezione del partner diventa ancor più importante della scelta del prodotto. Semplicemente perché non è “soltanto” colui che vende e implementa il dispositivo, ma anche chi si occupa degli aggiornamenti lungo tutto il ciclo di vita del prodotto. 

Revisione registratore di cassa: come farsi trovare pronti (ed evitare sanzioni)  

Il partner ideale è dunque colui che, per via di un mix di competenze, asset tecnologici e organizzativi, è in grado di non impattare sul business del rivenditore garantendogli la piena conformità normativa, e quindi l’esito positivo della revisione periodica. Qualora gli aggiornamenti obbligatori impattino sull’operatività (come con l’introduzione di nuove funzioni o controlli), deve anche essere in grado di aggiornare il cliente sulle nuove procedure con il minor impatto possibile sull’operatività quotidiana e sui costi, a partire dalle visite in loco.

In quest’ottica, il monitoraggio e la gestione del parco applicativo da remoto è essenziale per la revisione del registratore di cassa. Poter accedere, con una vista d’insieme, a tutte le macchine installate presso clienti diversi, verificare immediatamente chi necessita di aggiornamenti del firmware, valutare in dashboard di sintesi l’effort necessario per renderli a norma e poter anche eseguire backup e aggiornamenti da una posizione geograficamente distante sono elementi di straordinario valore.

Soprattutto, configurano la tipica situazione win-win nella gestione del punto cassa: vincente per l’utente della macchina, che ha un minimo impatto sulla sua operatività, e per il rivenditore, che limita gli interventi che richiedono uno spostamento e, se dovesse rilevare situazioni da sanare, potrebbe farlo in tempi straordinariamente brevi, scongiurando il rischio di sanzioni.

Come riporta l’Agenzia delle Entrate, nel caso di malfunzionamento o operatività irregolare degli RT, l’importo della sanzione ammonta al 90% dell’importo dovuto a titolo di imposta. Qualora non vi siano omissioni nelle annotazioni registrate, la mancata richiesta di intervento per la manutenzione o l’assenza di una revisione periodica sui dispositivi vengono punite con una multa la cui entità varia da un minimo di 250 euro a un massimo di 2.000 euro.

In aggiunta, costituiscono un’infrazione l’alterazione o la manipolazione intenzionale degli RT, il loro utilizzo quando si trovano in uno stato alterato o manomesso e la concessione dell’utilizzo a terzi con l’obiettivo di eludere le normative. In tali casi, l’importo della sanzione applicabile oscillerà tra 3.000 e 12.000 euro, a meno che l’azione non costituisca un reato ai sensi della legge. Inoltre, il trasgressore sarà soggetto a una sanzione accessoria, che prevede la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività per un periodo che va dai 15 giorni ai due mesi e, in caso di recidiva, da due a sei mesi.