Registratore di cassa per bar: i consigli dello specialista

Come scegliere un registratore di cassa per bar? Ne parliamo con Simone Lolli, Sales Manager di DTR Italy, che ci spiega quali sono le funzionalità più utili per chi gestisce questo tipo di attività. 

Registratore di cassa per bar: le caratteristiche

Partiamo dalle caratteristiche che non devono mancare in un registratore di cassa per bar: quali sono?

Che si parli di un piccolo bar di paese o di quello trafficatissimo di una stazione, ci sono alcuni elementi comuni da ricercare. L’obiettivo è garantire la massima velocità di servizio: il registratore di cassa per bar (RT) e deve essere dotato di una tastiera che consenta di gestire più articoli (PLU) e reparti, poter emettere rapidamente lo scontrino e avere un hardware affidabile sia per il funzionamento giornaliero che in chiusura, al momento dell’invio dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. 

E invece quelle che consiglia di ricercare, anche se non necessarie, perché consentono di ottimizzare le attività del bar?

Qui si apre un mondo di opportunità. Si può iniziare valutando registratori di cassa per bar con tastiera estesa, ampio display, taglierina e stampante da 80 mm, che consente di rilasciare uno scontrino con il proprio logo, che si trasforma così in un vero e proprio “biglietto da visita”.

Se poi si sceglie un registratore di cassa evoluto come Dtouch10 che integra il gestionale MoitoIOT, si ottiene uno strumento che permette di monitorare e governare in tutto e per tutto la propria attività. Si pensi alla gestione puntuale dei conti e/o dei tavoli, la raccolta degli ordini e la relativa organizzazione delle comande, così come l’impiego di carte prepagate per fidelizzare la clientela e l’utilizzo di un menù elettronico, arrivando sino alla gestione della fattura con o senza invio all’intermediario. 

Registratore di cassa per bar: quali funzioni sono essenziali? 

Gestire un bar richiede attenzione ai dettagli e un flusso di lavoro efficiente: la scelta di un registratore di cassa adeguato è per questo essenziale per garantire un servizio senza intoppi. Quali funzioni sono imprescindibili secondo lei?  

Faccio un elenco sicuramente non esaustivo delle funzionalità che secondo me dovrebbe avere un registratore di cassa per bar.  

1. Interfaccia intuitiva 

Un’interfaccia intuitiva è per me fondamentale: solo così si riduce il tempo di formazione del personale sui vari dispositivi che utilizzano e si minimizzano gli errori durante le transazioni. Un sistema user-friendly permette infatti al personale di concentrarsi più sul servizio clienti che sulla gestione delle vendite, migliorando l’efficienza operativa. 

2. Stampa rapida degli scontrini 

Durante le ore di punta, la capacità di stampare scontrini rapidamente può influire notevolmente sulla velocità del servizio. Un registratore telematico che offre questo tipo di servizio aiuta a limitare le code, migliorare la soddisfazione dell’acquirente e aumentare il numero di clienti serviti in un certo lasso di tempo. 

3. Gestione dell’inventario 

Una funzione di gestione inventario – ovviamente attraverso il giusto applicativo cloud based – è ideale per monitorare le scorte in tempo reale, prevenendo esaurimenti imprevisti e permettendo una pianificazione più efficace degli ordini. A tutto vantaggio dei costi, mi sento di dire.  

4. Integrazione tra sistemi di pagamento 

La connessione con sistemi POS è obbligatoria e imprescindibile per offrire ai clienti una varietà di opzioni di pagamento. Accettare carte di credito e debito è ormai uno standard nei bar e consente di aumentare le vendite, offrendo un servizio più comodo per gli avventori. 

5. Report delle vendite 

Con il giusto software gestionale, diventa facile accedere a report dettagliati sulle vendite: ciò fornisce ai proprietari del bar dati preziosi per analizzare le performance dell’attività. Queste informazioni aiutano a identificare le consumazioni più popolari, i momenti di maggiore attività e le opportunità di miglioramento.  

6. Compatibilità  

La compatibilità con software gestionali esistenti è basilare facilita la centralizzazione delle operazioni quotidiane, dalla gestione delle scorte alla contabilità, migliorando la coerenza e l’efficienza delle operazioni. 

Registratore di cassa per bar: funzionalità e criticità da affrontare

Come si affrontano piccole criticità come la gestione di conti separati, o la combinazione di articoli proposti a un prezzo speciale? Pensiamo ai classici “cappuccino e brioche” o ai menù pranzo… 

È proprio il gestionale che permette di superare queste difficoltà, fastidiose per l’avventore se mal gestite. Esistono procedure che consentono al titolare di gestire menù a prezzo fisso e richieste di varianti e di semplificare la predisposizione del conto, decidendo volta per volta quale documento emettere (scontrino o fattura) e come procedere al pagamento (ad esempio, “alla romana”). Questo vale tanto per bar quanto per i ristoranti.  

Parliamo anche di quei dispositivi elettronici utilizzati dai camerieri per prendere le ordinazioni al tavolo: come si interfacciano con il registratore di cassa?

Il consiglio è sicuramente quello di scegliere, per il punto cassa, un software moderno e leggero, magari su base Android, installabile anche sui più comuni device consumer. Meglio ancora se cloud based come MoitoIOT: in questo modo, si potrà usufruire di un’ampia scelta di tablet o palmari per prendere le ordinazioni e accedere all’interfaccia di comunicazione con il punto cassa. 

Su cloud? E una soluzione di questo tipo non presenta limitazioni rispetto a un software che risiede interamente nel punto cassa?

Tutt’altro. Le soluzioni cloud based permettono di usufruire di servizi aggiuntivi che permettono di ampliare le opportunità di crescita del locale, con costi contenuti e senza complicare la gestione del punto cassa. Continuando così a garantire la normale operatività del registratore di cassa per bar anche quando si è offline, senza rischio di interruzioni durante il servizio. 

Registratore di cassa per bar: l’assistenza da remoto

Per quanto riguarda il tema dell’assistenza, un registratore di cassa per bar che smette di funzionare di mattina è un bel problema. Quali sono le strategie che si possono mettere in atto per tornare rapidamente operativi?

Mentre, per i rari casi di guasti all’hardware, è indispensabile un intervento tecnico in loco, oggi è possibile intervenire anche da remoto sulla maggior parte dei blocchi operativi, dovuti ad esempio a mancati aggiornamenti, pendenze dovute ad XML corrotti o errati, corrispettivi non inviati alla chiusura fiscale o anche a un banale disallineamento di data e ora. In questo modo è più facile tagliare tempi, costi e impatto ambientale delle trasferte.  

E per il titolare dell’attività che non si trova sempre fisicamente nel locale? Come può verificare, a fine giornata, che tutto sia andato per il verso giusto?

Visto che tutti i registratori telematici sono connessi alla rete, anche monitorare l’andamento della propria attività a distanza diventa piuttosto facile. Collegandosi all’RT da un computer o da un cellulare, l’esercente può verificare gli incassi e la corretta trasmissione dei corrispettivi, così da accorgersi tempestivamente di eventuali anomalie.

Con un gestionale integrato nel registratore di cassa per bar, si moltiplicano poi i servizi a disposizione dell’esercente quali la visualizzazione dei trend delle vendite, la verifica delle giacenze di uno o più prodotti, la produttività degli operatori, la creazione di carte prepagate digitali, l’emissione e l’invio delle fatture. Per questo un partner come DTR fa la differenza.