Gestione cassa negozio: come valutare il software giusto​

Sono sempre di più gli esercenti che non si accontentano di un “semplice” terminale di pagamento per il proprio negozio, ma preferiscono utilizzare un applicativo ad hoc per occuparsi della gestione di cassa. Un software gestionale, infatti, integrato o connesso con il registratore telematico, va ad ampliare di molto le funzionalità del tradizionale punto cassa, trasformandosi così in un aiuto cruciale per il buon governo del negozio.

Ma come scegliere la soluzione migliore per la gestione cassa da proporre ai titolari di un’attività commerciale? Ecco 3 elementi chiave che un rivenditore dovrebbe considerare. 

1. Gestione cassa: la questione di un nuovo hardware 

Oggi, il singolo negoziante diventa sempre più consapevole dell’importanza di rimanere al passo con l’evoluzione tecnologica. Parallelamente, però, occorre tenere a mente che il sarà meno propenso a valutare soluzioni che prevedono la necessità di dover investire anche su un nuovo hardware. Questo atteggiamento risponde alla crescente necessità di contenere i costi operativi e ottimizzare l’efficienza delle operazioni in negozio. 

Soluzione: la potenza di un software cloud-based 

L’ideale è proporre un software gestionale compatibile con gli strumenti (registratore telematico, stampanti fiscali…) già presenti nel punto vendita. Per quanto riguarda il device da cui utilizzarlo, alcuni software per la gestione di cassa sono su cloud, ovvero non alloggiano fisicamente all’interno della macchina presente in negozio, ma su server esterni; 

Altri, invece, possono essere definiti cloud-based: richiedono solo l’installazione di app o apk per garantire la continuità di tutte le attività anche in caso di assenza di connessione a Internet, mantenendo “in cloud” i moduli e le funzionalità che appesantirebbero la gestione del punto cassa. Il gestionale diventa quindi accessibile tramite rete da qualsiasi dispositivo (computer o device mobile), a prescindere dal sistema operativo e dalle sue caratteristiche hardware, con possibilità di evitare qualsiasi tipo di installazione.

In più, avere un gestionale basato su cloud rappresenta un vantaggio anche dal punto di vista degli aggiornamenti che, una volta rilasciati dal provider, diventano immediatamente e automaticamente disponibili per gli utenti finali del dispositivo. 

2. Gestione cassa: tante attività commerciali diverse 

Per il rivenditore di soluzioni per il Retail, una delle sfide principale sta nel fornire prodotti e servizi adeguati a una vasta gamma di clienti, ognuno con le proprie esigenze e peculiarità. Si tratta di un ampio raggio d’azione, che può comprendere da piccoli negozi di quartiere a grandi catene di supermercati, da ristoranti a bar, fino agli stabilimenti balneari. Ciascuna di queste attività commerciali presenta una serie unica di ostacoli e obiettivi operativi che richiedono soluzioni altrettanto mirate.

Soluzione: puntare su flessibilità e personalizzazione  

Anche se esistono software molto verticali pensati per ambiti specifici, per il rivenditore che annovera tra i propri clienti diverse tipologie di attività una buona soluzione è quella di orientarsi su un gestionale in grado di offrire un alto livello di flessibilità e personalizzazione.

I software con queste caratteristiche possono essere configurati nel modo più opportuno in base alle esigenze del singolo esercizio: dispongono di interfaccia personalizzabile (ad esempio, se si tratta di un ristorante avremo una mappa dei tavoli o la possibilità di attivare il self ordering) e permettono di abilitare ed utilizzare le funzionalità più adatte quando necessario (se pensiamo al caso precedente, un esempio riguarda la gestione di comande e conti).

Se, poi, nel punto vendita lavorano più dipendenti, diventa più facile creare più profili utente con diverse autorizzazioni di accesso alle varie funzionalità così come, nel caso in cui ci siano più postazioni da cui si desidera utilizzare il software di gestione cassa, si può rapidamente predisporlo per l’impiego su più dispositivi. 

3. Gestione cassa: esigenze che cambiano 

Le esigenze di un’attività commerciale possono evolversi e cambiare nel corso del tempo, e questa dinamicità può essere un elemento critico per gli imprenditori del Retail: si pensi, ad esempio, alle ultime novità messe in campo dai cosiddetti negozi del futuro. È fondamentale, in questo caso, capire come indirizzare al meglio le fasi di crescita che ogni piccola attività può attraversare, a prescindere dal settore di appartenenza.

Soluzione: la modularità del gestionale  

Esistono applicativi molto complessi, che integrano già in partenza una gamma di funzionalità specifiche ma caratterizzati da un costo importante per il cliente finale. Soprattutto se la propria clientela di riferimento è costituita da piccole o medie attività commerciali, è essenziale proporre un software per la gestione cassa che sia modulare, ovvero che consenta di aggiungere al gestionale le funzionalità di cui si necessita.

Questo può avvenire, come abbiamo visto, in fase di configurazione iniziale, ma anche in un momento successivo. In questo modo il prezzo per il pacchetto con funzionalità di base rimane contenuto, ma si lascia al singolo negoziante la possibilità di acquistare in seguito ulteriori moduli relativi alle funzionalità aggiuntive di cui, nel corso del tempo, è emersa la necessità. Un esempio pratico: si pensi all’impiego di carte fedeltà virtuali, all’assistenza da remoto, al menù digitale per la ristorazione.