Come gestire un ristorante: consigli e strumenti utili per la gestione

Quali sono le sfide principali nella gestione di un ristorante? 

Gestire un ristorante può essere piuttosto complesso. Ci sono diverse sfide che ogni ristoratore deve superare e che quotidianamente possono inficiare il successo dello stesso locale: pensiamo ad esempio alla gestione del personale e alla logistica delle forniture, così come alle comande e all’aggiornamento del menù.  

In primis, la gestione del personale non si limita infatti alla mera organizzazione dei turni: occorre anche considerare il fattore motivazione che incide sulle performance lavorative e la formazione sui device da utilizzare, per garantire un servizio clienti di alta qualità. La logistica delle forniture, d’altra parte, richiede una certa attenzione per assicurare che gli ingredienti siano sempre freschi e disponibili, evitando sprechi e sovraccarichi che potrebbero aumentare i costi.   

Tra le soluzioni pratiche che risultano utili per affrontare queste sfide, al primo posto va sicuramente il software gestionale: oltre a migliorare la comunicazione interna, è ideale per monitorare le scorte in tempo reale e ottimizzare ordini e comande – meglio ancora quando implementato all’interno dello stesso registratore di cassa telematico.  

Ottimizzare l’esperienza cliente per migliorare la fidelizzazione  

Tra le sfide chiave, una considerazione a parte va fatta per l’esperienza cliente all’interno del ristorante – un elemento chiave per fidelizzare con successo. Ad esempio, si può puntare su programmi di fedeltà virtuali, accessibili tramite app, che offrono promozioni speciali, magari dopo un determinato pasto, e incoraggiano i clienti a tornare.  

Questi Fidelity Program non solo raccolgono anche dati preziosi sugli avventori, che possono essere utili per capire in che modo attrarre il giusto target nel locale.  

Non bisogna dimenticare poi l’uso di un sistema di ordinazione elettronica consente ai clienti di visualizzare il menu su un tablet e ordinare direttamente, riducendo i tempi di attesa e aumentando la precisione degli ordini: questo è il modus operandi per eccellenza per potenziare l’esperienza cliente nel locale. 

In questo senso, occorre tenere in considerazione come vengono raccolte le comande all’interno del ristorante.  

1. Come gestire le comande in modo efficiente e senza errori

Dal momento in cui il cameriere raccoglie l’ordinazione al tavolo a quello in cui il cliente arriva in cassa per pagare il conto, una corretta gestione delle comande è fondamentale per assicurare una buona esperienza agli avventori e consentire al personale del ristorante di svolgere il proprio lavoro nel miglior modo possibile.

Come rendere più efficiente la comunicazione tra sala, cucina e punto cassa, minimizzando le possibilità di errori come piatti addebitati erroneamente o richieste di variazioni dimenticate?

L’importanza del palmare nella gestione delle comande  

L’uso di palmari nei ristoranti offre più vantaggi, migliorando la velocità del servizio e riducendo gli errori di trascrizione. I camerieri possono infatti inserire gli ordini direttamente nel palmare, che li invia automaticamente in cucina, garantendo una comunicazione chiara e immediata.  

Tuttavia, problemi tecnici come guasti del dispositivo possono verificarsi: in questo caso è consigliabile avere sempre un piano di backup, come dispositivi sostitutivi prontamente disponibili e un supporto tecnico rapido per minimizzare interruzioni nel servizio. 

Soluzione: gestire le comande in modo digitale 

La tecnologia arriva in aiuto di chi deve gestire un ristorante, per affrontare tutte queste criticità. Una gestione delle comande digitale rende più veloce e fluida la trasmissione dell’ordinazione: quest’ultima viene presa in carico dal cameriere che la riporta direttamente su un tablet o un palmare.

La comanda viene poi trasmessa automaticamente in cucina, dove potrà essere stampata tramite stampante di cortesia e, in un secondo momento, anche in cassa, direttamente sul registratore telematico che emette il conto.

Pertanto, il giusto dispositivo tecnologico evita al personale di sala di dover effettuare spostamenti frequenti tra la sala del ristorante e la cucina; allo stesso tempo, chi si occupa della preparazione della pietanza riceve in modo chiaro, leggibile e tempestivo tutte le richieste dei clienti, inclusi eventuali modifiche o richieste particolari. Inoltre, si minimizza così il rischio di omissione di piatti nel conto finale e, parallelamente, si evita che venga incluso qualcuno di troppo.  

2. Come mantenere il menù sempre aggiornato

Specialmente nei ristoranti che cambiano il menù in base alla stagione o che propongono menù o piatti del giorno, fornire all’avventore una lista sempre aggiornata delle pietanze non è così semplice. Far elencare i fuori menù al cameriere rallenta il servizio e stampare quotidianamente una lista dei piatti non è né pratico né sostenibile dal punto di vista ambientale, così come le lavagnette possono risultare scomode quando devono essere spostate, con il rischio che non siano visibili a tutti i clienti. 

Perché usare un menù elettronico per migliorare l’efficienza del servizio 

Già a partire dal periodo della pandemia, i clienti si sono abituati a utilizzare menù elettronici nei locali, di cui usufruire in modo semplice ed immediato. Al tavolo, invece del classico menù cartaceo, si posiziona un QR code da inquadrare con il cellulare per accedere alla lista delle pietanze disponibili quel giorno.

Il menù si può aggiornare tramite PC o smartphone in pochi clic, all’inizio del servizio oppure in corsa, caricando i piatti del giorno ed eliminando quelli non più disponibili o terminati. 

Bonus tip: dal menù elettronico al self ordering 

Il menù elettronico può diventare il punto di partenza per consentire ai clienti di effettuare l’ordine in completa autonomia direttamente dal proprio cellulare e al proprio tavolo – in piena ottica di self ordering. In questo modo è possibile ridurre i tempi d’attesa per l’avventore e il personale necessario in sala.   

3. Come rispettare gli adempimenti normativi nella gestione del ristorante

La normativa vigente impone memorizzazione e trasmissione dei dati dei corrispettivi giornalieri, da effettuarsi attraverso un registratore di cassa telematico. Come mettersi al riparo da eventuali sanzioni dovute, ad esempio, a una chiusura di cassa che per qualche motivo non va a buon fine? 

Soluzione: adottare un punto cassa intelligente

Oltre a gestire l’invio dei corrispettivi in accordo con la normativa vigente, un registratore telematico di ultima generazione integrato con un software gestionale cloud-based consente di gestire un ristorante facendo leva su diverse funzionalità più avanzate.

Con un sistema basato su cloud e non su una sola macchina fisica, viene semplificato di gran lunga l’accesso alle informazioni da qualsiasi dispositivo collegato alla rete. Così, anche quando il proprietario non si trova fisicamente nel locale, può sempre verificare a fine giornata che la chiusura di cassa sia stata eseguita correttamente. Allo stesso modo, in caso di guasti al software o se vi è la necessità di un aggiornamento, si può richiedere un intervento di assistenza da remoto, così da tornare rapidamente alla normale operatività.

In aggiunta, tutti i dati fiscali registrati potranno essere condivisi direttamente con il proprio commercialista, evitando così di stampare documenti non strettamente necessari in formato cartaceo e di consegnarli fisicamente. 

Come utilizzare i dati per migliorare la gestione del ristorante 

Utilizzare i dati per migliorare la gestione del ristorante può fare la differenza tra un’attività che si adatta agilmente alle esigenze del mercato e una che fatica a tenere il passo. Grazie al giusto software cloud based, diventa facile raccogliere informazioni preziose sui comportamenti di acquisto dei clienti.  

Le dashboard intuitive permettono poi di avere una visione chiara e immediata delle vendite e delle preferenze dei clienti. Inoltre, l’analisi dei dati è essenziale per la gestione del magazzino: sapere esattamente cosa si vende e quando permette di ridurre gli sprechi, evitando di ordinare troppo o troppo poco per il ristorante.  

Per un ristoratore di quartiere, questo significa ottimizzare le risorse e offrire un servizio che si adatta perfettamente alle aspettative dei clienti locali, rendendo il ristorante un vero e proprio punto di riferimento.