Come fare chiusura cassa in meno di 5 step: la guida

Come fare chiusura cassa: le basi  

Come fare chiusura cassa all’interno della propria attività commerciale? Da un punto di vista pratico, la procedura consta di pochi passaggi se si dispone di un registratore telematico (RT) di nuova generazione. Un dispositivo, per intendersi, che sia in linea con le direttive dell’Agenzia delle Entrate e goda del supporto di un servizio di assistenza cui fare riferimento in caso di anomalie o problemi al software.  

Può sembrare un’operazione quasi banale, ma fare chiusura cassa è un adempimento importante da rispettare – non solo in termini di ottemperanza alle normative vigenti, ma soprattutto per facilitare la gestione del punto vendita, a partire dal magazzino. Fare chiusura cassa è infatti: 

• necessario a verificare la corrispondenza tra gli incassi registrati dall’esercente e quanto riporta il registratore telematico;  
• fondamentale per la gestione della contabilità poiché aiuta la corretta compilazione delle relative scritture giornaliere;  
• indispensabile per attivare la cassa attività: se la chiusura non viene eseguita a fine giornata è lo stesso RT, infatti, a chiedere di eseguirla alla riaccensione per tornare operativo. 

Come fare chiusura cassa: gli step da seguire 

Date le premesse, è bene allora avere l’accortezza di fare chiusura cassa nei tempi e modi stabiliti. In sostanza, con l’introduzione dei registratori telematici, l’operazione viene eseguita quasi di default dal RT: dovrebbe quindi essere automatico l’allineamento tra il volume di vendita effettivo registrato dall’esercente e quanto riportato nel corrispettivo inviato all’Agenzia delle Entrate.  

Occorre considerare che l’adempimento va comunque eseguito con cadenza giornaliera, anche se c’è un margine di 12 giorni per la trasmissione dei dati: in altre parole, ciò significa che la chiusura cassa va eseguita entro le ore 24. Casi particolari come il protrarsi dell’orario di apertura oltre la mezzanotte, o l’articolazione della giornata lavorativa su più turni, possono essere risolti come segue: 

• nel primo caso, la chiusura verrà eseguita dopo la mezzanotte ma farà riferimento alla giornata precedente. Così, un negozio che in occasione di un evento rimanga aperto fino all’una del giorno successivo chiuderà la cassa a quell’ora, ma il documento risultante farà riferimento al giorno precedente;  
• nel secondo caso, invece, la chiusura cassa verrà eseguita durante il turno più prossimo alle ore 24. 

Occorre fare attenzione all’ultimo giorno del mese poiché, per evitare problemi legati all’IVA ed effettuare una sua corretta liquidazione, sarà necessario chiudere l’operazione prima di mezzanotte. 

Per fare una chiusura cassa “a norma”, in ogni caso, è bene seguire 3 step chiave: 

1. verificare la presenza di una connessione Internet stabile in modo da evitare problemi di comunicazione tra terminale di negozio e registro centrale; 
2. prevedere un termine congruo per eseguire la procedura che, anche se piuttosto rapida, richiede comunque una certa accortezza; 
3. tenere conto di eventuali incassi registrati con fattura elettronica, che non risulteranno dallo scontrino di chiusura.  

Come fare chiusura cassa: la stampa 

Una volta presi questi accorgimenti, si potrà passare materialmente all’esecuzione dell’operazione che consiste nella stampa di un documento riepilogativo con gli incassi di giornata. Andiamo più nel dettaglio: 

• nel documento sono indicate non solo le vendite del giorno, ma anche le operazioni di reso o rimborso, oltre che l’applicazione di sconti o tariffe speciali e i corrispettivi non riscossi del tutto; 
• dal documento rimangono fuori gli incassi fatturati, che saranno invece registrati separatamente ai fini contabili. In questo senso, al cliente che chiede fattura dopo che lo scontrino è stato già emesso si può opporre un rifiuto, perché l’incasso è già stato contabilizzato.  

Il documento riepilogativo rappresenta un quadro fedele dei movimenti del giorno, che andrà confrontato con quanto risulta dalla situazione degli incassi veri e propri, ovvero dei contanti presenti in cassa o di quanto registrato dal POS.  

L’allineamento tra queste due fonti di dati vale, come si è detto, non solo come verifica ai fini della fiscalità, ma anche come controllo giornaliero sullo stato della propria attività. Visualizzando lo scontrino riepilogativo, in sostanza, l’esercente dispone di una panoramica puntuale sulla situazione delle vendite e può trarne le giuste conclusioni.  

Chiaramente, un registratore di nuova generazione semplifica molto l’operazione di chiusura cassa, riducendo l’esecuzione a una semplice stampa e facilitando la conservazione dei dati stessi, che restano in memoria e possono quindi essere inviati in un secondo momento. Infine, un dispositivo aggiornato si integra meglio con le altre funzioni di gestione digitale dell’attività – che sia un centro estetico, un ristorante o uno stabilimento balneare – contribuendo così a predisporre procedure più snelle soprattutto in tema di contabilità e amministrazione.