Come comunicare corrispettivi telematici non inviati: tutti i casi pratici

Verificata la compliance rispetto alla nuova normativa per l’invio dei corrispettivi telematici e adottati gli strumenti necessari per gli adempimenti fiscali, resta un ultimo aspetto che gli esercenti devono considerare: come gestire il mancato invio dei corrispettivi, per non incorrere nelle sanzioni che sono previste per la tardiva comunicazione dei dati all’Agenzia delle Entrate, specie in caso di errori.  

Mancato invio corrispettivi telematici: le cause  

L’esercente deve memorizzare e inviare i corrispettivi giornalieri, cioè gli incassi effettuati quotidianamente. Per rispettare tale obbligo, è necessario utilizzare il registratore di cassa telematico che provvede automaticamente agli adempimenti. Quali possono essere, dunque, le cause del mancato invio? 

1. In primo luogo, un problema di connessione perché, in assenza di linea, non è possibile procedere all’invio telematico.
2. In secondo luogo, un problema di natura tecnica legato a un malfunzionamento del sistema o del registratore di cassa telematico. 

In ogni caso, è prevista la possibilità di una procedura di emergenza per adempiere all’obbligo dell’invio dei corrispettivi telematici entro 12 giorni per non incorrere nelle sanzioni previste. 

Come comunicare corrispettivi telematici non inviati: i casi 

Cosa bisogna fare, in pratica, per comunicare i corrispettivi telematici non inviati? Ecco qualche esempio concreto. 

1. Primo caso: mancata connessione  

In questo caso, il problema riguarda la comunicazione dei dati, mentre la loro memorizzazione viene salvaguardata dal corretto funzionamento del sistema.  

Se il ripristino della connessione avviene entro 12 giorni, si può continuare a usare regolarmente il registratore telematico, perché continua a memorizzare i corrispettivi. Alla chiusura giornaliera, va poi a creare i file XML corretti che restano “pendenti” fino alla prima chiusura con connessione Internet disponibile, in cui vengono poi tutti correttamente inviati. 

Nel caso invece, di mancata connessione superiore ai 12 giorni (il termine ultimo in cui inviare i corrispettivi telematici), allora occorre seguire l’apposita procedura di “asporto dei file pendenti” e successivo upload nell’apposita area del proprio “cassetto fiscale”. 

Per comunicare i corrispettivi telematici non inviati, basta quindi utilizzare l’apposita procedura manuale “di emergenza” che permette di salvare i corrispettivi giornalieri e caricarli direttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate.  

Tuttavia, se previsto dal contratto, è sempre consigliabile rivolgersi al proprio rivenditore per seguire correttamente la procedura di emergenza, al fine di evitare ulteriori malfunzionamenti nel registratore di cassa telematico. 

In linea generale, vediamo gli step previsti.  

1. Occorre estrarre i dati memorizzati dal registratore telematico in formato xml e salvare il file (o i file, in caso di più giorni) su una memoria locale, ad esempio direttamente sul pc o su una chiavetta usb.
2. Poi, bisogna utilizzare un dispositivo collegato correttamente a Internet per accedere al portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
3. In seguito, occorre entrare nell’area “Corrispettivi”, quindi nella sezione “Gestore ed Esercente” e, infine, nel menu dei servizi, selezionare la voce “procedura di emergenza”.
4. Si passa a selezionare la voce “Assenza di rete”. 
5. Da ultimo, occorre caricare manualmente il file (o i file) xml con i dati memorizzati. 

In questo modo, attraverso l’apposito pulsante “scegli file”, è possibile selezionare il file XML salvato sul computer o su un dispositivo di memoria esterno e caricare tutti i dati memorizzati relativi al corrispettivo giornaliero.  

2. Secondo caso: il registratore telematico non funziona 

Quando si riscontra un’anomalia nel funzionamento del registratore telematico è necessario porre il dispositivo nello stato di “fuori servizio”. Visto il malfunzionamento, la procedura deve essere eseguita direttamente sul portale dell’Agenzia delle Entrate nell’apposita area del proprio “cassetto fiscale”.   

Occorre quindi avere le proprie credenziali a portata di mano e rivolgersi al proprio commercialista o al tecnico di fiducia del proprio rivenditore, specie se previsto un contratto di assistenza da remoto.  

Dal momento della messa in “fuori servizio” del registratore telematico fino al suo ripristino, occorre annotare manualmente tutti i corrispettivi incassati in un apposito “registro di emergenza per mancato funzionamento RT” obbligatorio per legge, sia esso in formato cartaceo che elettronico (come un foglio Excel) i cui totali devono poi essere riportati sul proprio “cassetto fiscale”. 

In linea generale, i passaggi previsti sono gli stessi del caso precedente ma con una discrimina.  

1. Dopo essere entrati nell’area “Corrispettivi” e aver avuto accesso all’area dedicata “Gestore ed Esercente”, occorre selezionare il pulsante “Ricerca dispositivo”.
2. Poi bisogna individuare l’ID del registratore telematico non funzionante.
3. Nella schermata seguente, occorre selezionare “Cambia Stato” sul menu e indicare la voce “Fuori servizio” tra quelle indicate, riportando data e ora del malfunzionamento.  

Anche qui i corrispettivi telematici giornalieri non inviati possono essere caricati manualmente tramite la procedura “di emergenza” (anche se è consigliabile, comunque, inviarli al proprio commercialista), con la differenza che in questo caso non è possibile estrarre le informazioni dal registratore, che devono dunque essere inserite manualmente.  

La procedura viene semplificata dal sistema, per cui l’esercente trova una schermata con dei campi precompilati, in cui occorre indicare:  

1. l’ID del dispositivo indicato nella procedura del cambio di stato in “Fuori servizio”;
2. data e ora della procedura, che deve essere uguale o successiva alla comunicazione del guasto;
3. l’importo giornaliero dei corrispettivi, ovvero il totale dei documenti commerciali emessi;
4. la voce “aliquota IVA”, se si applica l’imposta oppure la voce “natura operazione”, per attività non soggette a IVA, o, ancora, la voce “ventilazione IVA” per aliquote diverse. 

3. Terzo caso: il registratore telematico non funziona solo per una parte del giorno  

In questo caso, è necessario avviare la procedura del cambio di stato in “Fuori servizio” del registratore di cassa telematico e i corrispettivi devono essere annotati manualmente sull’apposito “registro di emergenza per mancato funzionamento del RT”.  

Possono essere successivamente comunicati tramite la procedura manuale; è comunque suggerito comunicare tali importi al proprio commercialista. 

Una volta risolto il problema tecnico con l’aiuto di professionisti qualificati, è necessario verificare la modifica di stato del registratore telematico, revocando il “Fuori servizio”. 

Come comunicare corrispettivi telematici non inviati: il ruolo del tecnico abilitato 

In tutti i casi pratici che comportano il mancato invio dei corrispettivi, è fondamentale richiedere tempestivamente l’intervento di un tecnico abilitato, come il proprio consulente o colui che è abilitato all’assistenza del registratore telematico, che possa così supportare l’esercente nella gestione del malfunzionamento e risolvere il problema. 

L’obiettivo è chiaro: assicurarsi del corretto funzionamento del sistema specialmente in periodi critici come i saldi oppure il Black Friday.  

Fonti consultate: 

• Agenzia delle Entrate