Cerchi un gestionale negozio? 3 consigli per una scelta senza dubbi

Il gestionale in negozio velocizza e semplifica le attività di gestione di un’attività commerciale e rappresenta un importante alleato per il commerciante che vuole sfruttare la tecnologia per rendere il suo business più efficiente, competitivo e al passo coi tempi.  

I benefici del gestionale per negozi 

 Un gestionale per negozi offre numerosi benefici che possono migliorare significativamente l’efficienza, la gestione delle risorse e l’esperienza del cliente.  

Uno dei vantaggi più apprezzati è l’automazione delle operazioni, che include la gestione dell’inventario in tempo reale riducendo così il rischio di esaurimento scorte o sovraccarichi di magazzino, e la registrazione delle vendite e degli ordini, che semplifica le operazioni di cassa e ne migliora la precisione.  

Dal punto di vista analitico, un gestionale per negozi fornisce rapporti dettagliati sulle vendite e sull’inventario, aiutando i gestori a prendere decisioni informate. L’analisi delle vendite permette di identificare i prodotti più e meno performanti contribuendo, in questo modo, a ottimizzare le strategie di vendita. 

L’efficienza operativa è un altro aspetto chiave: un buon gestionale per negozi è in grado di minimizzare gli errori manuali nella gestione delle transazioni e dell’inventario. Sul fronte finanziario, il giusto software gestionale è capace di monitorare e controllare le spese operative e i costi associati alla gestione del negozio, fornendo strumenti per la previsione dei ricavi basati sui dati storici di vendita. 

Le funzionalità del gestionale per negozio 

Le principali funzionalità di un gestionale per negozio sono progettate per coprire una vasta gamma di esigenze operative. Ecco le principali da considerare.  

1. tiene traccia delle scorte, monitorando i livelli di inventario anche in real time, e invia notifiche quando è necessario riordinare i prodotti. Questo aiuta a evitare sia i vuoti di magazzino che l’eccesso di scorte;

2. consente di registrare le vendite in modo rapido ed efficiente. Include funzionalità per gestire diverse modalità di pagamento, stampare scontrini, applicare sconti e gestire resi;

3.  facilita la gestione degli ordini sia per le vendite online che per gli ordini di acquisto dai fornitori. Automatizza il processo, tracciando lo stato degli ordini e aggiornando l’inventario di conseguenza;

4.  offre strumenti avanzati per l’analisi e la reportistica. Ciò prevede report dettagliati sulle vendite, sulle prestazioni dei prodotti, sulla gestione dell’inventario e anche sul rendimento del personale;

5.  con l’apposito modulo contabile, il software integra le operazioni di vendita e acquisto con la gestione finanziaria. Può automatizzare così la generazione delle fatture, la registrazione delle spese e la gestione dei conti fornitori e clienti;

6.  include il backup automatico dei dati, il controllo degli accessi e la crittografia delle informazioni sensibili;

7.  infine, aiuta a rispettare le normative fiscali e commerciali attraverso la gestione delle aliquote fiscali così come con la preparazione dei report necessari per le autorità.

Vediamo ora quali sono i 3 elementi chiave da considerare per scegliere il gestionale per il proprio punto vendita. 

1. Gestionale negozio: valuta le funzionalità giuste per le tue esigenze

Basta una prima ricerca per vedere che esistono varie tipologie di gestionale per negozio, dai prezzi anche molto diversi tra di loro. I più costosi includono una vasta serie di funzionalità, anche molto avanzate, ma non è detto che siano sempre la scelta migliore. 

Come capire qual è la soluzione giusta? Partiamo considerando il proprio settore di riferimento e la dimensione del business. Ad esempio, per un bar o una tavola calda, si avrà bisogno di funzionalità specifiche per la gestione di tavoli e comande, per creare combinazioni di articoli a prezzo fisso per il menù del giorno, o per prendere in carico ordini da asporto o a domicilio, mentre difficilmente saranno utili funzioni dedicate all’eCommerce.  

Chi invece ha un negozio di vendita al dettaglio, ad esempio legato all’abbigliamento o agli alimentari, dovrà invece assicurarsi che nella soluzione scelta sia incluso il modulo dedicato alla gestione del magazzino.

Occorre valutare anche le dimensioni della propria attività: se il punto vendita è abbastanza grande e sono presenti più postazioni da cui si vuole utilizzare il gestionale – ad esempio, nel caso in cui ci siano più registratori di cassa oppure una postazione dedicata al magazzino – vale la pena investire in un software che ne supporti l’uso simultaneo.  

Allo stesso modo, dovrebbe essere prevista la possibilità di creare più profili utente, così da limitare l’accesso ad alcune funzionalità solo a utenti specifici. Ad esempio, mentre il proprietario del negozio potrà effettuare sconti o accedere alla contabilità, i commessi non saranno abilitati. Inoltre, in questo modo, sarà facile tracciare chi è stato a portare a termine una determinata operazione. 

2. Gestionale negozio: valuta la compatibilità con strumenti e piattaforme 

Prima di acquistare una specifica soluzione, è importante verificare se il software scelto è in grado di riconoscere ed essere impiegato con gli strumenti già presenti nel punto vendita. Di particolare importanza è l’integrazione con i registratori fiscali telematici, per monitorare e gestire l’invio dei corrispettivi. 

Inoltre, se l’obiettivo è impiegare il gestionale per negozio sul computer di cui si è già in possesso, bisogna assicurarsi che il programma sia compatibile con il sistema operativo installato. La maggior parte di questi programmi viene sviluppata per sistemi Microsoft Windows: nel caso in cui si utilizzi un Mac o un PC con Linux, la ricerca potrebbe risultare più difficile. In alternativa, diversi tipi di gestionale per negozio possono essere acquistati insieme a un hardware dedicato su cui viene preinstallato il programma, oppure sono disponibili in versione totalmente o parzialmente in cloud. 

3. Gestionale negozio: ricorri alla soluzione in cloud 

Nel 2024 è indispensabile valutare un software gestionale cloud-based, ovvero non fisicamente installato sulla macchina su cui lo si utilizza, ma all’interno di un server remoto. In alcuni casi, è preferibile anche installarlo su uno specifico hardware di front-end ma con servizi aggiuntivi, che sfruttano il cloud per ottenere performance e funzionalità migliori.  

Queste condizioni fanno sì che si possa accedere al gestionale da qualsiasi dispositivo, semplicemente utilizzando un browser come Chrome o Edge per collegarsi ad uno specifico indirizzo.  

I vantaggi di una soluzione di questo tipo sono numerosi. Innanzitutto, non si dovranno più temere eventuali guasti dell’hardware: qualora si verificassero, non si perderà nessun dato, visto che tutte le informazioni memorizzate sul gestionale sono salvate al sicuro su un server esterno protetto.  

Inoltre, avere accesso al gestionale da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi luogo permette al negoziante di effettuare operazioni e di tenere sotto controllo la sua attività anche quando non si trova fisicamente in negozio.