Errori dei registratori di cassa: guida ai codici, alle cause e alle soluzioni

*Articolo aggiornato al 2026

Gli errori dei registratori di cassa possono bloccare la vendita, impedire la stampa del documento commerciale o interrompere la trasmissione dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. Per un negoziante o un punto vendita, il problema non è solo tecnico: riguarda anche la continuità operativa e la conformità fiscale.

Dal 1° gennaio 2020, con l’obbligo di scontrino elettronico, il registratore telematico è diventato uno strumento centrale nella gestione quotidiana del punto vendita: registra le operazioni, sigilla i dati e trasmette i corrispettivi secondo le regole previste.

In questa guida trovi una panoramica pratica sugli errori più frequenti dei registratori telematici: cause, codici, soluzioni, procedure da seguire in caso di guasto e buone pratiche per prevenire fermi operativi.

In sintesi, se il registratore telematico segnala un errore:

1. verifica se il problema riguarda rete, alimentazione, stampa o trasmissione;
2. annota le operazioni con la procedura di emergenza prevista;
3. segnala il dispositivo fuori servizio quando necessario;
4. contatta l’assistenza tecnica per evitare errori di trasmissione o non conformità.

Errore sul registratore di cassa: cosa fare subito

Se il registratore di cassa segnala un errore o non trasmette i corrispettivi, la prima cosa da fare è distinguere tra problema tecnico e problema fiscale.

Un errore tecnico può dipendere da rete, stampante, alimentazione, memoria o software. Un errore fiscale, invece, riguarda di solito il file XML dei corrispettivi, la firma digitale, la coerenza delle date o lo stato del dispositivo.

La procedura consigliata è:

1. non forzare più volte la chiusura o la trasmissione;
2. verificare connessione, alimentazione e messaggi sul display;
3. conservare traccia delle operazioni effettuate;
4. usare la procedura di emergenza se il dispositivo è inutilizzabile;
5. contattare il tecnico o il rivenditore autorizzato.

Questa sequenza riduce il rischio di perdita dati, doppie trasmissioni, blocchi del registratore e problemi di conformità.

Che cosa genera gli errori dei registratori telematici? 

Gli errori derivano da tre macro-aree, tutte riconducibili a fattori tecnici o normativi. 

1. Errori hardware e malfunzionamenti del registratore

Si verificano quando uno dei componenti fisici (stampante, memoria fiscale, scheda madre, alimentazione, modulo rete) non funziona correttamente. 

Sintomi tipici: 

• impossibilità di accendere il registratore 
• blocco della stampa 
• errori critici sul display 
• riavvii imprevisti 
• impossibilità di generare il documento commerciale 

2. Problemi di rete e trasmissione dei corrispettivi

Il registratore deve comunicare quotidianamente con i server dell’Agenzia delle Entrate. 

I problemi più frequenti includono: 

• connessione internet assente o instabile 
• router non configurato correttamente 
• DNS non raggiungibili 
• firewall o blocchi di rete 
• modem inattivo 

3. Errori di conformità del file XML

È la categoria più critica.
Il file XML dei corrispettivi deve essere perfettamente conforme al tracciato dell’Agenzia delle Entrate. Anche una piccola incongruenza blocca la trasmissione. 

Errori tipici: 

• date non coerenti 
• valori mancanti 
• formati non compatibili 
• tracciato XML non aggiornato 
• firma digitale non integra 
• matricole errate 

Collegamento POS–RT tra normativa e gestione operativa: l’esperto risponde

Cosa fare quando il registratore di cassa è guasto 

Quando il registratore telematico non è in grado di emettere scontrini, la normativa prevede una procedura molto precisa. 

Procedura operativa per rimanere compliant 

1. Attivare il registro di emergenza
   Può essere cartaceo o digitale.
   Qui devono essere riportate tutte le operazioni della giornata. 
2. Segnalare il malfunzionamento sul portale “Fatture e Corrispettivi”
   Senza la segnalazione, si rischia una sanzione. 
3. Conservare traccia delle operazioni annotate
   Quando il registratore riprende a funzionare, i dati vanno recuperati e trasmessi. 
4. Contattare l’assistenza tecnica
   Il tecnico verifica ed esporta i dati. 

Errori di trasmissione dei corrispettivi: come riconoscerli e risolverli 

Durante la chiusura giornaliera, il registratore genera un file XML.
Se questo file non rispetta le specifiche dell’Agenzia delle Entrate, il sistema restituisce un codice di errore. 

Questi codici sono standard per tutti i modelli di RT, perché non dipendono dal dispositivo, ma dal processo fiscale. Esistono decine di errori dei registratori di cassa. Consultando il documento più recente dell’Agenzia delle Entrate, e anche limitando l’osservazione all’ambito del registratore telematico, i codici di errore sono effettivamente molteplici e vanno dal classico XML non conforme al tracciato (che peraltro evolve, come sottolineato poc’anzi) al dispositivo non attivato, modelli non validi, formati di matricola non corretti, date non coerenti in certi campi come DataOraRilevazione. Con riferimento al registratore telematico, i codici errore più importanti e tristemente noti agli utenti sono i seguenti. 

Tabella completa dei principali codici errore dei registratori di cassa 

In ognuno di questi casi, occorre contattare il servizio di assistenza poiché, esattamente come nelle ipotesi di guasto, anche qui occorre trovare un’alternativa per preservare la propria conformità al dettato normativo nonostante la criticità in essere. Nella maggior parte dei casi, vale la regola di cui sopra, ovvero occorre una tempestiva segnalazione di dispositivo fuori servizio, mentre per alcune casistiche (come per gli errori 00203 e 00204) è possibile utilizzare una procedura d’emergenza prevista nel portale Fatture e Corrispettivi per recuperare la trasmissione e correggere direttamente gli errori, così da ottenere immediatamente il via libera. 

È comunque preferibile ricorrere al proprio rivenditore non solo per risolvere il problema in tempi brevi, ma anche per abbattere il rischio di non compliance di eventuali operazioni fai-da-te. 

Come prevenire gli errori dei registratori telematici 

Per minimizzare i fermi operativi: 

• Mantenere il software aggiornato 

Gli aggiornamenti includono nuovi tracciati XML e patch. 

• Monitorare lo stato della rete 

Una percentuale significativa di errori deriva da connessioni instabili. 

• Eseguire una chiusura corretta 

La procedura deve essere lineare: interruzioni o salti generano errori. 

• Pianificare manutenzione periodica 

Il tecnico previene criticità legate a firmware, componenti e memoria. 

• Segnalare tempestivamente i guasti 

È obbligatorio e protegge da sanzioni. 

Errori tra POS e registratore telematico: perché il collegamento conta

Non tutti gli errori dei registratori di cassa dipendono da guasti hardware, problemi di rete o file XML non conformi. In alcuni casi, le criticità nascono dalla gestione quotidiana del punto cassa, soprattutto quando l’importo viene digitato separatamente sul Registratore Telematico e sul POS.

Una doppia digitazione può generare incongruenze operative: importi diversi, pagamenti elettronici non allineati al documento commerciale, tempi più lunghi in cassa o necessità di controlli manuali a fine giornata.

Per questo è utile distinguere tra il collegamento logico POS–RT previsto dalla normativa e le soluzioni tecniche che aiutano il punto vendita a lavorare meglio. Il collegamento logico è un abbinamento amministrativo tra strumenti di pagamento elettronico e Registratore Telematico all’interno del portale dell’Agenzia delle Entrate. Non richiede necessariamente un collegamento fisico tra i dispositivi.

Diverso è il caso dello scambio importo, una funzione che consente al Registratore Telematico di inviare automaticamente al POS l’importo da incassare. In questo modo si riduce il rischio di errori di battitura e si rende il flusso di pagamento più fluido.

Per approfondire il tema normativo e operativo, leggi anche la guida DTR sul collegamento POS–Registratore Telematico.

Come segnalare un registratore telematico guasto 

1. Accedi al portale Fatture e Corrispettivi. 
2. Vai su “Corrispettivi – Dispositivo fuori servizio”. 
3. Compila i dati richiesti (data, ora, descrizione). 
4. Conferma l’invio della segnalazione. 
5. Attiva e utilizza il registro di emergenza. 

Come correggere un errore 00203 dal portale 

1. Accedi all’area riservata. 
2. Seleziona “Trasmissione corrispettivi”. 
3. Clicca su “Gestione errori trasmissione”. 
4. Individua l’errore 00203. 
5. Inserisci la data/ora corretta. 
6. Rinvio della trasmissione.