Verifica periodica registratore di cassa telematico: la checklist per esercenti

Cos’è la verifica periodica del registratore di cassa telematico 

La verifica periodica del registratore telematico (RT) costituisce una pratica essenziale all’interno di un’attività commerciale, finalizzata a garantire la conformità e il corretto funzionamento del dispositivo. Questa procedura implica un’attenta analisi sia dell’hardware che del software del registratore, allo scopo di identificare eventuali difetti o manomissioni. Vediamo allora quali sono i passaggi che l’esercente è tenuto a compiere per essere in regola. 

Cosa prevede la verifica periodica del registratore di cassa telematico in 5 punti 

1. Quando effettuare la verifica periodica del registratore telematico?  

La verifica periodica va effettuata al momento dell’attivazione del RT – ovvero la prima attivazione – e, successivamente, entro i 2 anni dalla precedente verifica. Come riporta l’Agenzia delle Entrate, occorre poi considerare che tale attività deve essere portata a termine obbligatoriamente: 

• entro l’ultimo giorno del mese in cui scade il termine biennale a partire dalla data di attivazione del RT oppure dalla data dell’ultima verifica periodica effettuata;  
• anche quando la precedente verifica è ancora valida: si tratta di quei casi in cui in cui il tecnico abilitato, al momento dell’intervento, ha riportato che il registratore non ha il sigillo fiscale per cause accidentali o perché́ rimosso da terzi;  

• quando il tecnico abilitato, per effettuare un intervento tecnico, ha dovuto azzerare i contatori contenuti nel modulo fiscale del RT. Ciò accade anche se la precedente verifica è ancora valida.  

Tuttavia, non sono previsti avvisi automatici all’approssimarsi della scadenza: resta a discrezione del rivenditore di registratore di cassa procedere con la verifica, per cui potrebbe scegliere di avvertire i propri clienti in tempo utile.  

2. Quando è stata eseguita l’ultima verifica periodica del registratore telematico? 

Per sapere quando è stata eseguita questa operazione per l’ultima volta, è sufficiente scansionare il QR code che si trova su tutti i registratori telematici. Il QR code permette infatti di accedere a tutti i dati storici del proprio dispositivo, a partire dal numero di matricola del dispositivo, la denominazione, la Partita IVA e, soprattutto, la data in cui è stata eseguito l’ultimo controllo. 

3. Cosa fare se la scadenza per la verifica periodica del registratore telematico è prossima? 

Come deve muoversi l’esercente che ha appurato che la scadenza per la verifica periodica si sta avvicinando? Occorre anzitutto richiedere la verifica prima del termine ultimo di scadenza. 

La verifica è condotta da un tecnico autorizzato dall’Agenzia delle Entrate. Di solito, questi proviene dall’azienda da cui si è acquistato l’RT, poiché ha competenza e conoscenza sulle eventuali personalizzazioni del dispositivo. Il suo compito non si limita, però, solo all’aggiornamento del dispositivo all’ultima versione del firmware – requisito fondamentale per il buon successo della verifica periodica – ma comprende anche la predisposizione e archiviazione di tutta la documentazione relativa alla verifica stessa, che può essere effettuata anche all’interno del punto vendita.  

4. Come assicurarsi del buon esito della verifica periodica del registratore di cassa? 

In passato, in seguito al buon esito del controllo, veniva rilasciata un’apposita targhetta, il “bollino verde”. Gli attuali registratori telematici dispongono invece di un libretto di dotazione informatico, che risiede all’interno della macchina.  

Le informazioni in esso contenute, come abbiamo già visto, possono essere visualizzate scansionando il QR code presente sul registratore, ma sono anche accessibili dal sito dell’Agenzia delle Entrate, nell’area riservata dell’esercente. In caso di operazione andata a buon fine viene aggiornata la data dell’ultima verifica periodica. 

5. Cosa succede in caso di esito negativo della verifica periodica del registratore di cassa? 

Se il registratore di cassa presenta qualche problema che pregiudica il buon esito della verifica, l’apparecchio viene segnalato all’Agenzia delle Entrate come non conforme, e non potrà essere utilizzato. Il tecnico che ha effettuato la verifica rilascia poi un resoconto in cui vengono esplicitati i motivi per cui il controllo non è andato a buon fine, sui quali l’esercente deve poi prontamente intervenire: per questo, scegliere un partner di fiducia si rivela ideale.  

Fonti consultate: 

• Verificazione periodica RT, Agenzia delle Entrate