Verifica periodica del registratore telematico: guida operativa, scadenze e controlli da conoscere

La verifica periodica del registratore telematico (RT) è una procedura obbligatoria che garantisce la corretta operatività del dispositivo e la piena conformità alle disposizioni tecniche dell’Agenzia delle Entrate.
Non è un semplice controllo tecnico: è un’attività formale, con scadenze precise, documentazione dedicata e responsabilità dirette per l’esercente. 

Di seguito una guida completa e pratica per gestire la verifica in modo puntuale ed evitare criticità. 

Quando deve essere effettuata la verifica periodica del registratore telematico?

La periodicità è biennale, ma esistono casi in cui la verifica diventa obbligatoria anche prima della scadenza naturale. 

• entro l’ultimo giorno del mese in cui scade il termine biennale a partire dalla data di attivazione del RT oppure dalla data dell’ultima verifica periodica effettuata;   
• anche quando la precedente verifica è ancora valida: si tratta di quei casi in cui in cui il tecnico abilitato, al momento dell’intervento, ha riportato che il registratore non ha il sigillo fiscale per cause accidentali o perché́ rimosso da terzi;   
• quando il tecnico abilitato, per effettuare un intervento tecnico, ha dovuto azzerare i contatori contenuti nel modulo fiscale del RT. Ciò accade anche se la precedente verifica è ancora valida.   

Tuttavia, non sono previsti avvisi automatici all’approssimarsi della scadenza: resta a discrezione del rivenditore di registratore di cassa procedere con la verifica, per cui potrebbe scegliere di avvertire i propri clienti in tempo utile. Abbiamo creato una checklist in 5 punti per effettuare la verifica periodica del registratore telematico.  

Come verificare la data dell’ultima verifica periodica

Per conoscere lo stato aggiornato del proprio RT, non servono documenti cartacei: i dispositivi dispongono di un QR code integrato, che consente di accedere al libretto di dotazione informatico. 

Cosa mostra il QR code 

• Numero di matricola 
• Dati identificativi dell’esercente 
• Modello del registratore 
• Data dell’ultima verifica periodica effettuata 
• Stato del dispositivo 

Il riepilogo è disponibile anche nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate. 

Cosa fare quando la scadenza si avvicina?

Quando emerge che il termine è prossimo, l’esercente deve richiedere tempestivamente l’intervento del tecnico abilitato. 

Cosa comporta la verifica periodica 

Il tecnico: 

• aggiorna il dispositivo con firmware e moduli fiscali più recenti, 
• esegue controlli hardware e software, 
• verifica integrità sigilli e contatori fiscali, 
• registra l’esito nel libretto informatico, 
• archivia la documentazione necessaria. 

Il controllo può essere effettuato direttamente nel punto vendita e non richiede necessariamente il ritiro del dispositivo. 

Come verificare il buon esito del controllo

Una volta completata la procedura, il tecnico aggiorna automaticamente il libretto di dotazione informatico, accessibile tramite: 

• scansione del QR code 
• portale dell’Agenzia delle Entrate 

Non esiste più il “bollino verde”: la tracciabilità è completamente digitale. 

Cosa succede se la verifica periodica ha esito negativo

Se il registratore di cassa presenta qualche problema che pregiudica il buon esito della verifica, l’apparecchio viene segnalato all’Agenzia delle Entrate come non conforme, e non potrà essere utilizzato. Il tecnico che ha effettuato la verifica rilascia poi un resoconto in cui vengono esplicitati i motivi per cui il controllo non è andato a buon fine, sui quali l’esercente deve poi prontamente intervenire: per questo, scegliere un partner di fiducia per ricevere assistenza sui registratori di cassa si rivela ideale.   

Come monitorare in autonomia lo stato della verifica

Per evitare scadenze o irregolarità, è utile adottare un modello di gestione proattivo. 

Best practice consigliate 

• Effettuare una verifica del QR code ogni 6 mesi. 
• Archiviare digitalmente gli interventi dei tecnici. 
• Utilizzare un gestionale integrato che notifichi irregolarità del dispositivo. 
• Programmare la verifica con anticipo per evitare congestioni dei centri assistenza. 

Abbiamo creato una checklist in 5 punti per effettuare la verifica periodica del registratore telematico.  

Tabella di sintesi operativa

FAQ 

La verifica periodica può essere effettuata in anticipo rispetto alla scadenza? 

Sì, soprattutto in caso di dubbi sui sigilli o su interventi tecnici pregressi. 

Cosa succede se non rispetto la scadenza? 

Il registratore può essere considerato non conforme, con conseguenti rischi operativi e fiscali. 

Il QR code è sempre aggiornato? 

Sì: il tecnico aggiorna i dati automaticamente al termine della verifica. 

Quanto dura una verifica periodica? 

Generalmente meno di un’ora, salvo anomalie hardware o firmware da risolvere. 

Serve essere presenti in negozio durante la verifica? 

Non è obbligatorio, ma consigliato per firmare eventuali documenti tecnici.