Obbligo registratore di cassa telematico: norme e sanzioni

Per adempiere alle regole sulla memorizzazione e trasmissione dei dati dei corrispettivi giornalieri, c’è l’obbligo registratore di cassa telematico e sono previste sanzioni per chi non lo rispetta.

Un elemento però questo che deve essere visto dagli esercenti come un’occasione per innovare la propria attività, portando la tecnologia in negozio sotto forma di uno strumento semplice da utilizzare, in grado di assicurare la compliance normativa, di automatizzare l’operatività e di evitare errori o inadempienze che possono avere conseguenze negative per il proprio business.

Obbligo registratore di cassa telematico, le regole

Il registratore telematico si è reso necessario a partire dal 2019 con l’introduzione graduale dell’obbligo relativo al cosiddetto “scontrino elettronico”, cioè il documento commerciale che sostituisce la precedente ricevuta e che rientra nell’ambito del procedimento richiesto dalla normativa di memorizzare e trasmettere all’Agenzia delle Entrate a fine giornata i dati relativi ai corrispettivi. Infatti, per compiere tali operazioni in piena sicurezza è indispensabile essere dotati di uno strumento che sia in grado di connettersi a Internet, per poter inviare tramite canali autorizzati i dati necessari all’amministrazione. Si tratta ovviamente solo di quelle informazioni utili ai fini fiscali, nel pieno rispetto delle norme europee sulla privacy (GDPR).

Alla luce di queste caratteristiche, il registratore telematico sembra uno strumento complesso da gestire, ma non è così. Al negoziante occorre semplicemente una connessione Internet funzionante, in modo che lo strumento sia in grado di connettersi alla rete. L’esercente non dovrà compiere alcuna operazione: sarà infatti il registratore telematico in modo totalmente automatico alla fine della giornata a creare e inviare all’Agenzia delle Entrate il file con tutti i dati richiesti per l’adempimento. Nel caso dovessero subentrare problemi tecnici, magari proprio al momento della chiusura dell’attività alla sera, l’amministrazione concede una finestra temporale di 12 giorni per trasmettere in maniera corretta i dati dei corrispettivi. Questa operazione può essere effettuata:

connettendo nuovamente il registratore telematico al web;
creando una copia del file da trasmettere su un hard disk esterno o una chiavetta USB, per poi caricare il file sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Obbligo registratore di cassa telematico: quali sanzioni in caso di violazione

Trattandosi di uno strumento fondamentale per adempiere in modo corretto alle disposizioni di legge, in caso si violi l’obbligo del registratore di cassa telematico si incappa in sanzioni. Come riporta l’Agenzia delle Entrate, considerando anche le violazioni relative alla trasmissione dei corrispettivi incompleta o del tutto omessa, le condizioni previste sono:

in caso di irregolarità nella memorizzazione o trasmissione dei dati dei corrispettivi giornalieri, la sanzione ammonta al 90 per cento dell’imposta;

come pena accessoria, è prevista la sospensione della licenza per esercitare la propria attività o chiusura del negozio da tre giorni a un mese o da un mese a sei mesi, se il totale delle contestazioni supera i cinquantamila euro;

la sanzione ammonta al 90 per cento dell’imposta anche nel caso il registratore di cassa telematico non sia in funzione oppure vi siano irregolarità nel suo funzionamento;

è invece prevista una sanzione da 250 a 2.000 euro nel caso in cui il registratore di cassa telematico non funzioni o abbia problemi e non si provvede a chiedere in modo rapido assistenza per rimediare alle irregolarità. Una situazione che, affidandosi a fornitori esperti del settore, si può ovviare grazie alla possibilità di fornire assistenza da remoto grazie alla connessione internet;

l’amministrazione prevede anche sanzioni da 3.000 a 12.000 euro per chi manomette i registratori di cassa telematici. È prevista inoltre una sanzione accessoria che obbliga la sospensione dell’attività da quindici giorni a due mesi nel caso fosse la prima volta, da due a sei mesi se si è recidivi;

si paga invece solo una sanzione fissa che ammonta a 100 euro se la trasmissione dei dati non è avvenuta, è stata fatta in ritardo o in modo incompleto o falso, ma comunque non ha impatti sulla liquidazione del tributo.

È bene che l’esercente rimanga costantemente informato sulle regole in corso, per gestire in modo sereno la propria attività. Per evitare qualsiasi rischio, il suggerimento migliore è quello di acquistare il registratore telematico da un fornitore preparato, certificato e autorizzato, in grado di intervenire prontamente in caso di bisogno, se possibile anche da remoto, e assicurare macchine funzionanti e in regola con le norme vigenti.