Errori dei registratori di cassa: guida completa ai codici, alle cause e alle soluzioni per negozianti e punti vendita

Articolo aggiornato al 2025 

L’obbligo di scontrino elettronico – in vigore dal 1° gennaio 2020 – ha trasformato radicalmente la gestione delle operazioni fiscali nei punti vendita. Il registratore telematico (RT) è oggi uno strumento centrale: registra le transazioni, le sigilla digitalmente e trasmette i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate in modo rapido e conforme. 

Una trasformazione che ha portato efficienza e sicurezza, ma che ha introdotto anche un nuovo scenario operativo: la gestione degli errori dei registratori di cassa, spesso legati a incongruenze nei dati, problemi di rete o guasti tecnici. 

Questa guida offre una panoramica completa, orientata alla risoluzione pratica: 

• cause più frequenti 

• codici di errore ufficiali 

• azioni da intraprendere 

• best practice per evitare fermi operativi 

• domande frequenti e micro-query intercettate 

Che cosa genera gli errori dei registratori telematici? 

Gli errori derivano da tre macro-aree, tutte riconducibili a fattori tecnici o normativi. 

1. Errori hardware e malfunzionamenti del registratore

Si verificano quando uno dei componenti fisici (stampante, memoria fiscale, scheda madre, alimentazione, modulo rete) non funziona correttamente. 

Sintomi tipici: 

• impossibilità di accendere il registratore 

• blocco della stampa 

• errori critici sul display 

• riavvii imprevisti 

• impossibilità di generare il documento commerciale 

2. Problemi di rete e trasmissione dei corrispettivi

Il registratore deve comunicare quotidianamente con i server dell’Agenzia delle Entrate. 

I problemi più frequenti includono: 

• connessione internet assente o instabile 

• router non configurato correttamente 

• DNS non raggiungibili 

• firewall o blocchi di rete 

• modem inattivo 

3. Errori di conformità del file XML

È la categoria più critica.
Il file XML dei corrispettivi deve essere perfettamente conforme al tracciato dell’Agenzia delle Entrate. Anche una piccola incongruenza blocca la trasmissione. 

Errori tipici: 

• date non coerenti 

• valori mancanti 

• formati non compatibili 

• tracciato XML non aggiornato 

• firma digitale non integra 

• matricole errate 

Cosa fare quando il registratore di cassa è guasto 

Quando il registratore telematico non è in grado di emettere scontrini, la normativa prevede una procedura molto precisa. 

Procedura operativa per rimanere compliant 

1. Attivare il registro di emergenza
   Può essere cartaceo o digitale.
   Qui devono essere riportate tutte le operazioni della giornata. 

1. Segnalare il malfunzionamento sul portale “Fatture e Corrispettivi”
   Senza la segnalazione, si rischia una sanzione. 

1. Conservare traccia delle operazioni annotate
   Quando il registratore riprende a funzionare, i dati vanno recuperati e trasmessi. 

1. Contattare l’assistenza tecnica
   Il tecnico verifica ed esporta i dati. 

Errori di trasmissione dei corrispettivi: come riconoscerli e risolverli 

Durante la chiusura giornaliera, il registratore genera un file XML.
Se questo file non rispetta le specifiche dell’Agenzia delle Entrate, il sistema restituisce un codice di errore. 

Questi codici sono standard per tutti i modelli di RT, perché non dipendono dal dispositivo, ma dal processo fiscale. Esistono decine di errori dei registratori di cassa. Consultando il documento più recente dell’Agenzia delle Entrate, e anche limitando l’osservazione all’ambito del registratore telematico, i codici di errore sono effettivamente molteplici e vanno dal classico XML non conforme al tracciato (che peraltro evolve, come sottolineato poc’anzi) al dispositivo non attivato, modelli non validi, formati di matricola non corretti, date non coerenti in certi campi come DataOraRilevazione. Con riferimento al registratore telematico, i codici errore più importanti e tristemente noti agli utenti sono i seguenti. 

Tabella completa dei principali codici errore dei registratori di cassa 

Codici errore: guida rapida alla risoluzione 

Errori che richiedono sempre l’assistenza 

• 00000 

• 00200 

• 00208 

• 00209 

• 99999 

Sono errori tecnici o strutturali del tracciato XML: solo il rivenditore può rigenerare o correggere i dati. 

Errori che possono essere corretti dal portale 

• 00203 

• 00204 

Il portale “Fatture e Corrispettivi” permette un inserimento manuale dei dati per sbloccare subito la trasmissione. 

Errori legati a orario e data 

• 00202 

• 00203 

• 00204 

Spesso dipendono da: 

• errata impostazione dell’orologio interno 

• blackout della macchina 

• update software interrotto 

In ognuno di questi casi, occorre contattare il servizio di assistenza poiché, esattamente come nelle ipotesi di guasto, anche qui occorre trovare un’alternativa per preservare la propria conformità al dettato normativo nonostante la criticità in essere. Nella maggior parte dei casi, vale la regola di cui sopra, ovvero occorre una tempestiva segnalazione di dispositivo fuori servizio, mentre per alcune casistiche (come per gli errori 00203 e 00204) è possibile utilizzare una procedura d’emergenza prevista nel portale Fatture e Corrispettivi per recuperare la trasmissione e correggere direttamente gli errori, così da ottenere immediatamente il via libera. 

È comunque preferibile ricorrere al proprio rivenditore non solo per risolvere il problema in tempi brevi, ma anche per abbattere il rischio di non compliance di eventuali operazioni fai-da-te. 

Come prevenire gli errori dei registratori telematici 

Per minimizzare i fermi operativi: 

✔ Mantenere il software aggiornato 

Gli aggiornamenti includono nuovi tracciati XML e patch. 

✔ Monitorare lo stato della rete 

Una percentuale significativa di errori deriva da connessioni instabili. 

✔ Eseguire una chiusura corretta 

La procedura deve essere lineare: interruzioni o salti generano errori. 

✔ Pianificare manutenzione periodica 

Il tecnico previene criticità legate a firmware, componenti e memoria. 

✔ Segnalare tempestivamente i guasti 

È obbligatorio e protegge da sanzioni. 

Come segnalare un registratore telematico guasto 

1. Accedi al portale Fatture e Corrispettivi. 

1. Vai su “Corrispettivi – Dispositivo fuori servizio”. 

1. Compila i dati richiesti (data, ora, descrizione). 

1. Conferma l’invio della segnalazione. 

1. Attiva e utilizza il registro di emergenza. 

Come correggere un errore 00203 dal portale 

1. Accedi all’area riservata. 

1. Seleziona “Trasmissione corrispettivi”. 

1. Clicca su “Gestione errori trasmissione”. 

1. Individua l’errore 00203. 

1. Inserisci la data/ora corretta. 

1. Rinvio della trasmissione. 

FAQ

1. Perché il mio registratore di cassa non trasmette i corrispettivi?

Perché il file XML non rispetta il tracciato oppure la rete non è disponibile. 

2. Cosa significa errore 00000?

È un file XML non conforme: mancano dati o il formato non rispetta il tracciato AE. 

3. Posso correggere i codici errore da solo?

Solo i codici 00203 e 00204. Gli altri richiedono assistenza. 

4. Cosa fare se il registratore non stampa lo scontrino?

Usare il registro di emergenza, segnalare il guasto e contattare il tecnico. 

5. Quanto tempo ho per trasmettere i corrispettivi dopo un guasto?

La trasmissione deve essere effettuata non appena ripristinato il servizio. 

6. Gli errori possono dipendere dal Wi-Fi?

Sì: connessioni instabili o DNS errati bloccano la trasmissione. 

7. Cos’è la firma non integra (99999)?

È un errore di sicurezza digitale: l’XML non risulta autenticato correttamente. 

Conclusione 

Gli errori dei registratori di cassa sono parte integrante del processo telematico. Conoscere i codici, comprenderne le cause e seguire le procedure corrette consente di: 

• ridurre i fermi operativi, 

• mantenere la piena compliance normativa, 

• proteggersi da sanzioni, 

• garantire continuità nei flussi di trasmissione.