Fatture in app: perché dovresti abbandonare la carta nel 2025

Nel 2025 parlare di abbandonare la carta può sembrare anacronistico. Eppure, in alcuni esercizi commerciali – negozi, ristoranti, piccoli merchant – la gestione documentale è ancora analogica, almeno parzialmente. Stampare una fattura per archiviarla, appuntare a mano il codice cliente, conservare cartelle fisiche con copie cartacee di documenti emessi o ricevuti sono pratiche quotidiane più diffuse di quanto si immagini, anche in piena era digitale. 

Oggi parliamo di fatture in app, ovvero dello strumento con cui superare questa situazione una volta per tutte e abbattere finalmente la burocrazia quotidiana del punto vendita.  

Fatturazione elettronica obbligatoria dal 2019 

In molti casi, l’obbligo di fatturazione elettronica – che in Italia è in vigore dal 2019 – viene rispettato solo nei termini minimi previsti dalla normativa. Spesso, infatti, il commerciante continua a lavorare con documenti cartacei per la gestione quotidiana della propria attività, e poi si affida al commercialista per l’invio e la conservazione dei formati elettronici obbligatori per legge, fatture in primis.  

Spesso sono proprio i commercialisti a fungere da intermediari per i piccoli clienti, gestendo con un’unica soluzione di studio l’emissione e la ricezione delle fatture. Dal punto di vista formale non c’è nulla da eccepire, ma il flusso (sia in forma attiva che passiva) rimane frammentato, e spesso le fatture vengono ancora convertite in PDF, stampate e archiviate come si faceva un tempo.  

Un sistema ibrido analogico/digitale. Quali i motivi? 

I motivi alla base di tutto ciò sono i soliti. In primis, la tipica resistenza al cambiamento che caratterizza molti piccoli imprenditori, ma non bisogna trascurare l’aspetto economico e la connessa percezione che investire in nuovi strumenti sia un costo facilmente evitabile quando la soluzione del commercialista funziona perfettamente. Il punto centrale è proprio questo: perché cambiare quando il professionista risolve tutto?  

Perché una soluzione ibrida funziona poco 

Rimanere legati a un sistema ibrido comporta in realtà più svantaggi che vantaggi. Il vero nodo, osservando il tema dall’alto, è come viene percepito il digitale: per alcuni, infatti, è ancora un male necessario a soddisfare gli obblighi normativi, mentre per altri è da subito diventato un alleato strategico per aumentare l’efficienza, automatizzare i processi e ridurre al minimo errori e attività ripetitive. 

Il sistema ibrido determina molte criticità. Oltre alla frammentazione del flusso, che di fatto impone molte attività manuali e conseguente alta probabilità di errore, si verifica anche una scarsa visibilità sui processi, poca agilità e velocità: in un mercato in cui clienti si aspettano risposte rapide, la lentezza nei processi interni diventa un freno alla competitività.  

Fatture in app: la soluzione più efficiente e sostenibile 

Il concetto di fattura in app nasce dalla volontà di semplificare e integrare, mettendo in mano all’esercente uno strumento unico con cui emissione, invio, ricezione e archiviazione delle fatture avvengono in modo fluido, direttamente dallo smartphone o dal gestionale del punto vendita.  

Non dimentichiamo che, a differenza di un’azienda strutturata, nel punto vendita non c’è un team amministrativo: spesso, è l’imprenditore stesso a gestire queste attività, che però sottraggono tempo prezioso alla relazione con i clienti e allo sviluppo del business. La soluzione ideale deve essere in grado di automatizzare e semplificare completamente il ciclo della fatturazione, liberando risorse e attenzione verso le attività strategiche; al tempo stesso, deve sfruttare al massimo i benefici del digitale, perché in caso contrario la soluzione del commercialista rimarrebbe preferibile. 

Come funziona una soluzione di fatture in app 

Le soluzioni di fatture in app non si limitano a inviare e ricevere fatture elettroniche: il vero valore aggiunto è nella gestione completa e integrata del documento digitale. Queste applicazioni consentono la creazione del documento fattura in formato xml (o nota d’accredito) arrivando sino all’invio al Sistema di Interscambio (SDI) (previo acquisto di apposito “pacchetto fatture” da intermediario certificato), offrendone la conservazione a norma, che conferisce validità legale al documento elettronico ed eliminando definitivamente la necessità di stampare e conservare il formato cartaceo. Qualora inoltre si decida di comunicare ai propri Fornitori il codice SDI ottenuto in fase di acquisto del servizio, si potranno ricevere e conservare anche le fatture passive. Il tutto in maniera semplice ed immediata. 

Ma non è tutto: l’esercente può visualizzare in qualsiasi momento lo storico delle fatture emesse e ricevute, consultare statistiche dettagliate e monitorare l’intero iter delle fatture, ricevendo eventuali alert in caso di errori o anomalie. Visibilità e controllo riducono il rischio di sanzioni e garantiscono una gestione amministrativa più efficiente e trasparente, rendendo agile l’intero processo anche a chi non ha competenze dedicate.  

L’importanza dell’integrazione con il gestionale 

Uno degli aspetti fondamentali nell’adozione di una soluzione di fatture in app è valutarne la possibilità di integrarsi modularmente al sistema gestionale l’integrazione con il sistema gestionale del punto vendita, ovvero quello utilizzato per gestire anagrafiche prodotti, magazzino, ed emissione documenti commerciali.  

Per ottenere un’automazione completa, è infatti fondamentale che il modulo di fatturazione sia integrato o facilmente integrabile con il gestionale. Nel ciclo attivo, sarà il gestionale a generare il file XML della fattura e a inviarlo automaticamente al sistema di fatturazione, che a sua volta lo inoltrerà a SDI e supervisionerà l’intero processo fino alla conferma di ricezione senza errori. Nel ciclo passivo, invece, la soluzione di fatturazione riceve la fattura elettronica da SDI e la a norma. 

Questo flusso integrato e automatizzato è ciò che permette all’imprenditore di liberare tempo prezioso e ridurre il carico di lavoro amministrativo, concentrandosi sulla crescita della propria attività. È l’obiettivo per il quale vale la pena evolvere.